Les chamboulements répétés de ces derniers mois de Covid-19 ont bouleversé notre rapport au temps et notre organisation pro/perso.
Que ce soit l’alternance télétravail/travail sur site, la garde des enfants en urgence face aux fermetures de classe, l’annulation d’un rendez-vous ou d’une présentation importante, une formation une nouvelle fois reportée à cause d’un trop grand nombre d’absents… les événements perturbateurs sont légion depuis deux ans.
En temps normal, il n’est déjà pas évident de bien gérer son temps et d’absorber toutes les tâches à accomplir dans une journée, mais en temps de Covid, cela peut devenir un exercice d’équilibriste !
Sans compter que nous ne sommes pas tous logés à la même enseigne en ce qui concerne notre rapport au temps.
En effet, selon notre personnalité, nous l’appréhendons différemment.
Les personnalités DISC et la gestion du temps
Le manager doit faire de la gestion du temps, la sienne et celle de son équipe, une préoccupation prioritaire. Il convient donc, pour optimiser l’efficience de chacun, de bien savoir identifier les différents profils DISC.
JAUNE
Une personnalité jaune est extrêmement optimiste sur le temps nécessaire ou la durée d’exécution. On pourra l’entendre dire : « bien sûr que je peux participer à ces 8 réunions aujourd’hui ! ». Il se distrait facilement, est incapable de planifier, et ne se met au travail qu’au dernier moment.
BLEU
Un profil bleu a besoin de moults détails et d’une préparation minutieuse avant de prendre une décision. Pour lui, travailler dans l’urgence ne peut aboutir qu’à du travail mal fait. Par conséquent, son rythme est très lent et il a du mal à tenir un calendrier.
ROUGE
Au contraire du bleu, pour la personnalité rouge, la réflexion et l’action ne font qu’un et doivent être exécutées simultanément. Dans son univers, tout prend trop de temps. Mais sans planification suffisante, le risque est de se retrouver submergé.
VERT
Persévérant, le profil vert préfère prendre son temps. Toujours prêt à rendre service, il déteste le conflit.
Son faible, c’est la loi des séquences homogènes (voir ci-dessous). Il accepte trop de sollicitations qui peuvent le détourner de sa tâche prioritaire et l’empêcher de tenir son planning.
Les lois du temps
Face aux multiples rebondissements des directives concernant la gestion de la crise Covid et leur très fort impact sur le monde du travail, il n’est pas facile de garder le cap, de s’organiser et de planifier ses journées. Dans ce contexte, on a des hauts et des bas, des baisses de régime, de motivation… On a du mal à rester concentré et à optimiser le planning de sa journée.
Pour préserver son organisation et son mental, il est bon de revoir les incontournables « lois du temps ».
La loi de Parkinson : d’où l’importance pour les BLEU et VERT de programmer un temps raisonnable.
Selon la loi de Parkinson, plus on a de temps… plus on en prend.
Il s’agit donc de ne pas se laisser piéger à raisonner en termes de temps disponible mais plutôt en temps nécessaire !
Mon conseil : notez-vous des budgets temps sur un tableau de bord, avec un nombre d’heures et une deadline. Ou bien décomposez une tâche en micro-tâches et fixez-vous un délai pour chacune.
La loi des séquences homogènes : imaginez un JAUNE qui se laisse interrompre par… le bruit de la photocopieuse, ou un VERT qui laissera n’importe qui l’interrompre parce qu’il veut se rendre utile et ne sait pas dire non…
Si la tâche à accomplir exige une concentration profonde, il faut savoir se préserver des sollicitations perturbatrices. Un dirigeant ou un cadre doit pouvoir être « tranquille » 40 % du temps s’il veut être efficace.
Mon conseil : sachez fermer la porte !
La loi d’Illich : eh oui les BLEUS, vous ne serez pas plus productif à rester 4 h sur une tâche pour qu’elle soit parfaite !
Inutile d’en faire trop ou de culpabiliser : au-delà d’un certain seuil, on devient moins productif, voire contre-productif.
Mon conseil : changez de tâche lorsque vous vous sentez moins efficace ou lassé, et revenez-y plus tard.
La Loi de Swoboda – Fliess – Teltscher : important pour le ROUGE qui se prend pour une machine et se charge la barque nuit et jour…
Dans la lignée d’Illich, ces trois chercheurs ont identifié que tout être humain a des rythmes émotionnels, physiques et intellectuels. Suivre ses rythmes biologiques est un gage d’efficacité dans nos actions quotidiennes.
Mon conseil : n’hésitez pas à changer d’activité dès que ça bloque. Variez les plaisirs car le travail monotâche épuise plus vite.
Évaluez où se situent vos « coups de fouet » et vos « coups de mou » de la journée, pour organiser vos tâches selon votre disponibilité biologique.
La loi de Pareto ou loi des 80/20 : peut-être la plus importante, la loi de Pareto énonce que 20 % des actions produisent 80 % des résultats. En gros, ne vous attardez pas sur les tâches accessoires et gardez votre temps pour l’essentiel !
Conseil : aidez-vous de la matrice d’Eisenhower avec les 4 cases « urgent important », « urgent pas important », « important pas urgent » et « pas important pas urgent ». Vous identifierez ainsi mieux la priorisation de chacune de vos actions.
Quelques conseils en couleurs
Mais alors, en tant que manager, comment orienter vos ouailles vers une réorganisation afin d’optimiser au mieux leur temps de travail ?
Voyons comment recadrer chacun des profils DISC vus plus haut en fonction de leurs particularités.
JAUNE
Montrez-vous stimulant : dites-lui que vous appréciez son optimisme, mais que vous seriez profondément irrité envers lui et que votre opinion pourrait bien en pâtir s’il ne respectait pas les délais.
BLEU
Soutenez son approche factuelle : annoncez clairement et méthodiquement le changement de rythme nécessaire souhaité sur une période donnée. Pensez à lui donner un temps imparti.
ROUGE
Soyez précis, efficace et direct : donnez-lui des exemples concrets de situations où un empressement trop grand (objectif à court terme) a finalement entraîné une perte de temps par la suite.
VERT
Insistez sur le collectif et sa contribution : présentez-lui chacune des étapes à respecter et rassurez-le sur le fait que tout le monde lui sera reconnaissant et que ce sera utile au groupe.
Grâce au prisme du DISC, un encadrant peut adapter son mode de management à chaque collaborateur en comprenant mieux son mode de fonctionnement face à la gestion du temps. Il peut ainsi anticiper les causes potentielles d’échec ou de retard d’exécution, et diminuer les risques de conflit.