Les postes d’assistantes commerciales ont quasiment tous disparu. C’est une tendance que j’ai vu s’étendre chez mes clients et qui se poursuit aujourd’hui. On en retrouve parfois une seule qui se retrouve à gérer des dizaines de commerciaux.
D’ailleurs, les assistantes commerciales ne sont bien souvent même plus là en soutien administratif. Elles n’ont d’assistante commerciale que le titre.
Coupes budgétaires, explosion du digital et développement des assistants personnels digitaux permettant en quelques clics de gérer des tâches dévolues traditionnellement aux assistantes commerciales, émergence de prestataires de services proposant des assistantes ponctuelles… Nombreuses sont les causes du déclin de ce métier.
Pourtant, les assistantes commerciales ont de nombreuses cordes à leur arc que n’auront jamais les outils digitaux…
Quelles conséquences ?
Les commerciaux sont de moins en moins sur le terrain, car ils gèrent de plus en plus de tâches administratives :
- établissement des devis ;
- relances ;
- factures ;
- gestion des impayés ;
- CR de réunions ;
- édition des notes de frais…
Autant de tâches peu productives et qui freinent les commerciaux dans leur performance.
L’administratif absorbe près d’un tiers du temps de travail des vendeurs. On aurait pu croire que ce phénomène allait s’arranger avec la Covid-19, et une baisse du temps dédié aux déplacements. Même pas.
Pire encore : selon une étude du centre de recherche Inside Sales Lab, les commerciaux ne passeraient que 36,6% de leur temps à des activités générant des revenus.
Par ailleurs, selon un e-book réalisé par Iko System, fournisseur d’applications de sales intelligence, on constate qu’en dehors des tâches administratives, une autre partie importante du temps d’un commercial sert à :
- effectuer des recherches sur les clients et renseigner les CRM ;
- participer aux réunions internes et à des formations.
Ce qui fait monter le temps non consacré à la vente pure à 59 % !
Alors oui, c’est bien de donner de l’autonomie aux commerciaux dans la gestion de leur secteur et de leurs clients, mais ne nous trompons pas de problème : le commercial est-il vraiment là pour gérer la paperasse ?
Laisser de l’autonomie oui, abandonner l’organisation au détriment de la performance, non !
Alors, arrêtez de vous plaindre que vos commerciaux ne sont sur le terrain qu’un tiers de leur temps et donnez-leur les moyens d’être plus efficaces !
Par dessus le marché, les tâches les plus exigeantes en temps sont, bien souvent, les moins efficaces : recherche de contacts ou gestion administrative, par exemple.
Alors que l’organisation du temps, la préparation, la planification et la gestion du pipeline sont bien plus pourvoyeuses de conclusions fructueuses. Or, les commerciaux n’y consacrent que très peu de temps.
Alors, comment faire pour optimiser ce temps et redonner aux commerciaux leur véritable place ?
La clé du succès
Pour que les forces de vente soient vraiment efficaces et fassent un maximum de terrain, les entreprises auraient intérêt à déléguer les tâches annexes à leurs missions. Et c’est là où l’assistante commerciale a toute sa place en 2021.
L’assistante commerciale en 2021
D’autant que la fonction d’assistante commerciale a beaucoup évolué au cours des dix dernières années.
Mieux formée aux aspects techniques du métier, elle prend plus d’initiatives et peut assumer des responsabilités jusque là réservées aux cadres. On est loin de la simple gestion du standard téléphonique et du planning, ou de l’organisation de réunions.
L’assistante commerciale peut même être parfois un maillon stratégique dans l’entreprise car elle collabore avec de nombreux services (marketing, comptabilité,etc.), et c’est par elle que transitent de nombreuses informations clés.
On distingue deux profils d’assistantes commerciales.
- Si elle travaille avec une équipe de vendeurs, elle aura de nombreux plannings à gérer, et un lien plus proche avec la clientèle.
- Si elle travaille avec un manager commercial, ses missions se rapprochent de celles d’une assistante de direction.
Lorsque leurs postes évoluent, cela peut s’orienter dans un sens plus commercial pour l’une, et un sens plus managérial pour l’autre.
L’assistante commerciale a du mérite : en plus de débarrasser le commercial du monceau de tâches administratives, elle prospecte pour lui et prépare ses rendez-vous.
Elle est le maillon intermédiaire entre le commercial et le client, et s’assure que les besoins de chacune des parties soient satisfaits.
Qui plus est, sa position privilégiée lui permet de recueillir plus facilement les confidences des commerciaux et de faire remonter les doléances pour envisager les améliorations.
Comme l’assistante commerciale a, de nos jours, une connaissance plus fine des produits, mais aussi des clients, de leurs problématiques, ainsi que de celles des commerciaux, elle se trouve dans une position légitime pour aider à la décision, voire proposer des innovations ou des correctifs.
Elle peut aller jusqu’à parler d’un nouveau produit ou service à un client.
L’exemple Chronopost
Certaines entreprises ont même titillé la fibre commerciale chez leurs assistantes commerciales en les incitant financièrement. La société Chronopost a, par exemple, organisé un challenge concernant un logiciel d’étiquettes, et offert des bons d’achat aux collaboratrices ayant concrétisé le plus de demandes.
Un hydre à deux têtes
Un binôme commercial/assistante, c’est un binôme qui communique beaucoup, dont les deux éléments ont le sens du client et se soutiennent l’un l’autre grâce à des expertises et des missions distinctes.
Si elle connaît bien la gamme des produits et services de l’entreprise, l’assistante commerciale se verra confier, en plus des tâches classiques, des missions spécifiques :
- veille commerciale ;
- pré-évaluation du potentiel des prospects ;
- qualification des interlocuteurs ;
- enrichissement de la CRM ;
- veille budgétaire.
Autant de tâches chronophages qui, grâce au travail effectué en amont, permettent au commercial, muni des informations pertinentes apportées par sa collaboratrice, de se concentrer entièrement à la vente terrain.
Mais ce n’est pas tout ! Formée au digital et aux nouvelles technologies, elle peut effectuer des études de marché, prendre des informations sur la concurrence ou identifier de nouveaux fournisseurs en France et à l’international.
D’ailleurs, quand la confiance est là, et selon la taille de l’entreprise, c’est potentiellement l’assistante commerciale qui reçoit les fournisseurs, pour équiper les commerciaux d’ordinateurs portables par exemple. On lui confie également l’organisation des séminaires ou la gestion d’une partie de la ressource humaine.
Pour une qualité de travail optimale, le poste requiert un panel de qualités et de compétences particulières : sens de l’organisation, bon relationnel, sens commercial aigu, résistance à la pression, pour n’en citer que quelques unes…
Il incombe au recruteur de choisir un profil de personne qui soit également force de proposition, réactive et autonome s’il veut que le binôme soit le plus performant.
Les résultats ne sont possibles que si l’assistante commerciale et le commercial travaillent véritablement main dans la main et en toute confiance.
On pourrait penser que les missions multiples supportées par l’assistante commerciale mériteraient d’ailleurs une gratification plus adaptée. Pourquoi ne pas rebaptiser la fonction pour la renommer, par exemple, « commerciale sédentaire » ? Pourquoi ne pas envisager une rémunération variable à ces collaboratrices ?