Passage obligé en entreprise, même si aucune disposition légale ne l’impose, l’entretien annuel est une étape importante dans la vie des collaborateurs.
Parfois décrié par le manager car considéré comme sans grand intérêt pour lui, il est pourtant l’occasion privilégiée de mettre en œuvre une approche managériale de proximité avec son équipe.
L’entretien annuel, lorsqu’il est correctement mené, permet d’établir un dialogue constructif et valorisant, et se révèle ainsi un puissant vecteur de motivation pour un collaborateur. Ceci dit, faire d’un entretien annuel un échange réellement efficace et prometteur ne s’improvise pas.
Les 7 étapes d’un entretien fructueux
- L’importance de la préparation du collaborateur ET du manager
– Fixez un lieu de rendez-vous propice et une plage horaire suffisante.
– Servez-vous du compte-rendu de l’année précédente et analysez les résultats de l’ensemble de l’année.
– Remettez en perspective les résultats avec les caractéristiques du poste.
– Posez-vous les bonnes questions : qu’a-t-il réussi ? Que n’a-t-il pas réussi ? Qu’a-t-il réussi partiellement ? Pourquoi ? Quel comportement a-t-il sur le terrain ? À quel résultat veut-on aboutir ? Quel plan d’action envisager avec lui ?
– Basez-vous sur des éléments factuels pour mener l’entretien.
– Invitez aussi votre collaborateur à préparer consciencieusement son entretien.
- Le cadrage de l’entretien
– Expliquez comment va se dérouler l’entretien et quel bénéfice votre collaborateur va pouvoir en retirer.
– Donnez du sens à ce moment de partage où chacun se doit d’être transparent pour progresser.
– Obtenez son assentiment sur la structure, le timing et les sujets traités lors de l’entretien pour l’engager dans l’échange.
- Le bilan N-1 : les fondations pour construire l’année à venir
– Lorsque le collaborateur fait le bilan de son année, le manager doit rester dans une posture d’écoute activepour faciliter l’expression des difficultés, et ce, sans jugement. Cela passe également par un questionnement précis du manager avec pour objectif de faire prendre conscience au collaborateur des tâches qu’il aurait pu faire autrement et sur lesquelles il peut progresser.
– Le manager, ensuite, évalue la conformité de la mission par rapport aux attentes en s’exprimant sans détour mais toujours avec respect. La posture idéale est l’assertivité (lien vers notre article « Savoir dire non« ).
– À l’issue, le binôme co-construit le plan d’action s’appuyant sur les points forts et les axes d’améliorationafin de mettre en place les changements nécessaires.
- La fixation des objectifs
Cette deuxième étape se doit de transformer la stratégie de l’entreprise en objectifs individuels. Des objectifs MALINS (Mesurables, Atteignables, Limités dans le temps, Individuels, Négociés, Stimulants) même quand on n’a pas toutes les données (lien vers notre article « Poser vos objectifs annuels dans ce monde VICA »).
- Le recueil des souhaits
– Écoutez et clarifiez les attentes du collaborateur en termes de formation, mobilité géographique, rémunération, évolution de carrière, etc.
– De votre côté, faites valoir votre avis sur ses demandes et formulez vos propres objectifs de formation pour lui.
- La synthèse et la conclusion
Synthétisez l’entretien et les engagements réciproques. Si possible, formalisez un accord en signant conjointement un document qui n’a pas de valeur contractuelle mais qui engagera le collaborateur pour l’avenir.
- Le compte-rendu : toujours par écrit
Le compte-rendu est une synthèse exhaustive exprimée de manière claire et avec des mots simples. Il doit pouvoir être lu par n’importe qui (DRH, N+2 …) et être le reflet des engagements pris de part et d’autre.
Les pièges à éviter
Certains managers commettent des maladresses qui mettent en péril l’efficience de l’entretien, quelquefois sans même s’en rendre compte.
J’en ai relevé quelques-unes :
- Faire fi de la préparation du collaborateur ;
- Entrer dans le vif du bilan de l’année écoulée sans prendre le temps de d’écouter la vision du collaborateur et de le questionner sur le sujet
- Se focaliser sur les points négatifs et les erreurs passées ;
- Passer l’entretien à résoudre des problèmes qui n’auraient pas été traités jusque là ;
- Fixer des objectifs sans établir de plan d’actions ;
- Ressortir des reproches ou griefs jusqu’alors passés sous silence ;
- Exprimer des avis tranchés et des jugements ;
- Remplir le document d’évaluation avant même l’entretien et ne pas laisser la place à l’échange.
Les clés d’un entretien réussi
Pour éviter les chausse-trappes, je vous propose de suivre les conseils suivants. Ils vous éviteront bien des déconvenues.
- Préparez l’entretien avec soin : l’entretien annuel se prépare tout au long de l’année en utilisant le fruit des réguliers feedbacks tout au long de l’année.
- Bornez l’entretien (comme vu plus haut), garantissez sa confidentialité totale, et ne laissez aucune perturbation extérieure entraver le bon déroulement de celui-ci (appels, interruptions…).
- Faites preuve d’écoute active et montrez un intérêt sincère et authentique : adoptez une posture bienveillante qui encouragera votre collaborateur à se livrer.
- Rendez le collaborateur acteur : laissez-le parler en premier afin d’avoir son point de vue puis adaptez-vous à son vécu, sans parler à sa place.
- Faites de l’entretien une synthèse s’appuyant sur l’ensemble des feed-back de l’année (points forts et recordages).
- Placez-vous en coach et proposez un accompagnement pour co-construire avec lui les lignes directrices et les objectifs de l’année à venir.
- Générez une prise de conscience sur les axes d’amélioration (grâce au questionnement) afin de vous assurer de la pérennité des changements (lien vers notre article « Le questionnement managérial« )
L’entretien annuel s’inscrit dans une démarche managériale continue : il ne doit pas remplacer les points d’étapes et feed-back en cours d’année et n’est pas sensé résoudre les problèmes rencontrés sur le terrain. Il boucle la boucle sans cesse recommencée d’une gestion d’équipe régulière, fine et productive.