Le contexte sanitaire actuel nous oblige à effectuer de nombreuses rencontres à distance : consultations chez le médecin, cours en ligne, et même signatures chez le notaire, tout y passe désormais, ou presque.
Les entretiens professionnels n’échappent pas à la règle et nombre d’entre eux se déroulent désormais en visio.
Qu’il s’agisse d’entretiens de recrutement, d’évaluation ou même d’entretiens commerciaux, leur efficacité nécessite l’application de quelques bonnes pratiques.
Vous vous êtes donc mis d’accord avec votre interlocuteur par mail ou téléphone pour vous entretenir plus longuement en visio. Vous avez défini ensemble l’heure du rendez-vous, la plateforme de visioconférence, qui sera présent, et qui enverra l’invitation pour l’entretien.
À vous maintenant de faire le nécessaire pour sortir de cet entretien avec le sentiment que vous avez été réellement performant de bout en bout, malgré la distance.
Mes conseils pour réussir votre entretien à distance
La préparation technique
- Assurez-vous de pouvoir garantir le calme autour de vous pendant toute la durée de l’entretien. Éloignez enfants, colocataires…
- Prenez soin que le background derrière vous soit neutre afin de ne pas attirer l’attention sur autre chose que vous (fond neutre ou/et espace bien rangé). L’environnement immédiat renvoie une image forte (positive ou négative) à votre interlocuteur.
- Vérifiez que vos outils de communication soient opérationnels (qualité du réseau, chargement des batteries, qualité et volume du son, micro ouvert, vidéo ok…) Il n’y a rien de plus agaçant que de perdre 10 mn à régler des soucis techniques qui auraient pu être anticipés. Cela n’envoie pas un message positif en face.
La préparation mentale
- Soyez prêt à répondre à toutes les questions possibles : soyez clair sur votre parcours, ayez bien en tête vos chiffres clés, vos points forts, visualisez-vous en situation pendant l’entretien en posture de confiance, à la fois calme et déterminé…
- Soignez votre tenue vestimentaire : ce n’est pas parce que vous êtes chez vous que vous devez négliger la moitié de votre tenue (le bas en l’occurrence). Arborer une véritable tenue de candidat de pied en cap vous mettra mentalement en condition de recrutement professionnel.
MON ASTUCE : L’avantage de l’entretien à distance, c’est que l’interlocuteur ne voit pas tout. Profitez-en pour avoir sous les yeux une fiche récapitulative ou des post-it pour vous rappeler les points à mettre en avant ou les questions à poser.
- Apprenez à gérer votre rapport à l’image en vidéo : entraînez-vous, organisez votre écran pour vous concentrer sur votre interlocuteur (si vous conservez votre image à l’écran, celle-ci risque de vous distraire, voire de laisser la place à votre « critique intérieur »).
- Chauffez votre voix, détendez votre mâchoire et respirez un grand coup, gardez à proximité un verre d’eau.
L’ouverture de l’entretien
Adoptez – ou essayez tout du moins – une posture physique et mentale à la fois concentrée et détendue. L’idée est de véhiculer immédiatement un sentiment de force tranquille teintée d’enthousiasme. Tenez-vous bien droit et souriez, même si intérieurement, le stress est là.
MON ASTUCE : La première chose que voit votre interlocuteur, c’est le nom ou le profil qui s’affiche. Veillez à ce que ce ne soit pas votre pseudo ou un surnom farfelu. Tout doit être pensé de manière professionnelle, et ce, bien en amont.
La présentation des participants
Saluez tous les participants et remerciez éventuellement l’instigateur de la réunion pour l’organisation. Si vous êtes aux manettes, invitez chacun à se présenter brièvement afin que tous soient correctement situés dans leurs fonctions et rôles en début d’échange.
L’attitude, ton de voix, écoute active et questionnement
- Pour commencer, lorsque vous prenez la parole, ne regardez pas votre interlocuteur sur l’écran, mais la caméra ! C’est une erreur que l’on voit encore bien souvent.
- Conservez un ton de voix posé, ne parlez pas trop fort ni trop vite.
- Exprimez-vous de préférence avec des phrases courtes, de façon à donner du rythme et n’oubliez pas de sourire.
- Montrez-vous engagé dans la conversation comme si vous étiez en présentiel, en modulant le ton de votre voix : un ton trop monocorde vous ferait perdre la concentration de votre auditoire.
- Respectez les silences, ne coupez pas la parole pour ne pas créer d’interférences et choisissez le moment opportun pour poser les bonnes questions.
Le partage des supports de communication
Munissez-vous d’un carnet de notes et préparez dans une autre fenêtre de votre ordinateur les éléments que vous souhaitez afficher ou envoyer à votre interlocuteur pendant l’entretien de façon à rendre celui-ci plus dynamique et interactif.
Vous aurez naturellement testé en amont comment partager à l’écran un document que vous souhaitez commenter en direct.
La clôture de l’échange et le suivi
À l’issue de l’entretien, demandez aux participants s’ils ont des questions, remerciez l’ensemble des personnes présentes, et convenez ensemble des éventuels documents complémentaires à échanger et de la suite à donner.
Rappelez-vous que l’on n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression, et que cet adage est d’autant plus vrai lorsque que votre interlocuteur n’a que l’image et le son que vous lui renvoyez pour se faire un jugement dans un temps imparti assez court. Alors, même à distance, ne négligez aucun détail !