Et si cette période troublée pouvait générer des mutations positives dans la façon dont nous envisageons le management ? Regard sur le management à distance.
Si la contrainte de se retrouver à faire son métier à distance, en remote, permettait de le réinventer pour sortir plus fort, et plus compétent encore, une fois l’épisode terminé ? Il s’agit d’une occasion idéale pour démontrer vos compétences managériales, et assumer pleinement votre rôle de manager.
Voici nos conseils pour, malgré le confinement lié au Covid-19, appréhender le remote management avec sérénité, mobiliser son équipe, la motiver, et envisager cette crise comme une réelle occasion de progression.
1. Le remote management : en amont
· Vous n’avez pas le temps ? Prenez-le !
Imposé par cette situation historique, le remote management constitue pour beaucoup une découverte.
Naturellement, Paris ne s’est pas faite en un jour, et il vous est demandé de réagir vite à une situation peu prévisible…
Mais vous imaginez bien qu’il n’y a pas de mystère, et que, comme pour toute mission spéciale, manager à distance demande un minimum de préparation.
Sa mise en place requiert des ajustements, pour affiner les outils et l’optimisation des moyens de communication : tolérance, motivation et patience sont donc de mise, autant que rigueur et organisation.
Même si le temps pris pour cette étape vous semble du luxe, croyez-moi, il vous en fera gagner énormément ensuite. Ne le négligez pas !
· Vos meilleures alliées : la méthode et l’écoute
Manager à distance et piloter des équipes requiert de la part du manager de grandes qualités d’écoute. Loin de vos collaborateurs, vous pouvez passer à côté de signaux d’alerte et de difficultés.
Plus encore en ce moment, bienveillance et compréhension doivent être les maîtres-mots pour traverser la tempête.
La formalisation du cadre de travail est primordiale : seuls des jalons de validation planifiés permettront une organisation huilée. Le manager doit être celui qui fédère l’équipe autour d’objectifs partagés par tous, qui est responsable du coaching des troupes.
Avant toute chose :
- Prioriser les objectifs,
- Répartir les actions en fonction des rôles et responsabilités dans l’équipe,
- Mettre en place une méthode et exposer les bonnes pratiques,
- Favoriser l’intelligence collective en intégrant les collaborateurs dans la réflexion.
Chacun doit savoir comment il va concrètement contribuer à l’atteinte des objectifs, avec des sous-objectifs réalisables clairement définis.
Conseil : identifiez bien les interdépendances entre les tâches. Anticiper les liens induits pour chaque action vous permet d’éviter les efforts contreproductifs et les errances, afin d’atteindre l’objectif plus rapidement.
2. Les clés du management à distance
· Maintenez le contact
Paradoxalement, c’est durant cette période de confinement que nous devons prouver notre capacité à être et travailler ensemble. Confiné ne veut pas dire isolé, bien au contraire. Les managers doivent donner le ton et l’exemple.
Manager à distance ne signifie pas pour autant ne plus voir ses collaborateurs. Si l’autonomie est favorisée, il ne s’agit pas de les abandonner. Bien au contraire, plus son équipe est éloignée ou dispersée, plus le fait d’entretenir le lien est important.
La gestion à distance demande un investissement important en communication, qu’elle soit virtuelle ou présentielle.
Le manager doit donc continuer à organiser des moments d’échanges privilégiés, formels ou pas. À défaut, certains collaborateurs pourraient se sentir délaissés en raison de l’éloignement.
· Faites des points d’étapes réguliers
Votre présence, quoique virtuelle, doit être perçue comme bien réelle.
Pour un suivi efficace, programmez des rendez-vous réguliers :
- Des croisements collectifs pour l’avancement des dossiers et projets,
- Des échanges individuels pour les questions, la remobilisation, le recadrage, etc…
A chaque type d’échange, son outil de communication :
- Créez des points hebdomadaires en visioconférence pour faire le bilan de la semaine écoulée,
- Pratiquez des mini conférences téléphoniques (conference call) pour gérer le suivi des dossiers et projets en cours, l’atteinte des objectifs fixés… Une bonne occasion pour le manager de repérer les difficultés que pourraient rencontrer les membres de l’équipe
- Prévoyez des rencontres en « live » : le virtuel a aussi besoin d’échanges concrets !
· Libérez la parole
En tant que manager, il vous appartient de vérifier que vos collaborateurs ne cachent pas de souffrance liée au travail à distance, qui plus est en période de confinement. Pour s’entraider et alléger le poids de la contrainte, les collaborateurs peuvent partager les trucs et astuces qui améliorent le quotidien.
Un papa, en télétravail dans un petit appartement, peut par exemple partager à l’équipe son astuce pour faire comprendre à sa fille de quatre ans qu’à certains moments, il n’est pas disponible pour elle : en lui disant que lorsqu’il porte un chapeau, il ne souhaite pas être dérangé. Simple et efficace.
· Passez en mode projet et optimisez les outils de communication
Le choix de l’outil de communication doit répondre à des objectifs de rapidité et d’optimisation. Il diffère donc selon ce que l’on recherche.
Dans le cadre d’une collaboration d’équipe sur une mission, réduisez les e-mails et optez pour des outils orientés « projet » : des plateformes agiles telles que Slack, Asana ou Microsoft Teams, ou internes à votre site Internet permettent de stocker et partager des informations, et échanger pour collaborer à distance.
Pour éclaircir un point particulier, privilégiez le téléphone ou le mail.
En petit comité, la visioconférence et la conférence téléphonique sont aussi deux excellents moyens d’échanger, informer et collaborer.
· Restez disponible
Condition sine qua non à une collaboration à distance de qualité : la confiance réciproque. Vous attendez de vos collaborateurs de pouvoir compter sur eux. Ils doivent pouvoir compter sur vous également.
Pour autant, votre équipe doit savoir que vous n’êtes pas non plus totalement et à tout moment disponible pour eux.
Fixez des créneaux horaires pendant lesquels vous restez joignable par l’ensemble de l’équipe et tenez-vous-y.
Fixez ensuite, au cas par cas, des rendez-vous réguliers individuels. Mais ne vous laissez pas déborder, au risque de franchir la barrière avec votre vie privée.
· Informez et soyez transparent
Dans un contexte de craintes irrationnelles en tous genres, autant vous dire que les rumeurs circulent toujours à une vitesse folle. Il est donc essentiel d’anticiper et ne pas laisser quelques personnes mal intentionnées profiter de la situation pour diffuser leur venin.
C’est le rôle du management à distance de faire preuve d’une transparence totale sur ce qui se passe et ce qui va se passer dans l’entreprise. Quand tout le monde se sent situé dans le même bateau, la cohésion s’installe.
Plus tôt le management, et au plus haut niveau, joue la carte de la transparence, plus vite sont désamorcées les rumeurs.
3. Les points de vigilance
· Pas de flicage mais un bon dosage
Un collaborateur n’a pas besoin d’être contrôlé en permanence. Le management à distance qui ne fait jamais confiance et qui ne sait pas déléguer, n’obtiendra rien de bon d’un salarié.
Trop d’entreprises sont encore aujourd’hui dans le contrôle exagéré. Souhaitons que l’épisode inédit que nous traversons à cause du coronavirus aura cela de positif. Qu’il sera un accélérateur de la confiance mutuelle.
De la même façon, donner à un collaborateur la sensation qu’il n’y a pas de pilote dans l’avion, qu’il est seul, n’est pas bon non plus. Le risque de démotivation est au coin du virage.
Alors sachez trouver le juste équilibre !
La meilleure façon de le faire est d’abord d’établir un document clair et précis, qui décrit les missions et les objectifs du télétravailleur. Ce cadre sera de préférence coconstruit avec le salarié, et réajusté après quelques mois de test.
· Sachez vous adapter à leur personnalité
L’épreuve que nous traversons nous enseigne que lorsqu’on manage à distance, la connaissance de son équipe est primordiale.
Il y a ceux qui se réjouissent d’avoir enfin cette autonomie si longtemps convoitée, et qui, pour certains, se révèlent dans cette situation de crise. Toutefois, il faut veiller à freiner les ardeurs des plus entreprenants. Si vous déléguez certaines missions de manière exceptionnelle, chacun doit apprendre à se tenir aux limites de ses prérogatives : l’autonomie ne signifie pas indépendance mais interdépendance.
Il y a aussi ceux qui, au contraire, souffrent de l’isolement et qui ont plus besoin de lien avec leur équipe pour maintenir un état d’esprit positif.
En fonction du profil, laissez plus ou moins la bride sur le coup, boostez ceux qui en ont besoin…
· Soignez votre communication
Quand privilégier la visioconférence, le téléphone, l’entretien en visio, le wiki ou le réseau social ?
C’est le bon choix au bon moment qui fera une nette différence en termes d’efficacité et de cohésion entre les collaborateurs.
Utilisez donc les outils de communication à bon escient et ne noyez pas vos collaborateurs d’informations éparses et non structurées ! Vérifiez enfin que vous avez bien été compris(e) de tous (questionnement, reformulation…).
· Faites preuve d’assertivité
Dans le contexte actuel, affirmer de façon claire ses idées tout en respectant celles des autres, est plus que jamais indispensable.
Soyez très clair(e) dans les orientations que vous donnez, sans craindre les réactions.
4. Les aspects positifs
· La responsabilisation et l’autonomisation
Lorsqu’on laisse de l’autonomie à ses collaborateurs, on découvre des gens motivés et créatifs. La responsabilisation déclenche des attitudes très constructives.
Responsables dans la gestion de leur temps et de leurs missions, ils sont plus libres de fonctionner comme ils le désirent. Le résultat est qu’ils sont plus productifs ! Ils sont davantage impliqués et incités à effectuer leurs tâches de façon efficace.
· L’agilité pour tous : osez sortir de votre zone de confort !
Malgré la distance, le groupe doit être capable de travailler ensemble pour produire un résultat conforme aux objectifs collectifs.
Les outils agiles sont là pour vous aider à accompagner votre équipe dans cette petite révolution. L’ouverture d’un espace de communication permanent, en temps réel, dédié aux échanges au sein de l’équipe est un véritable facteur de progression.
Si l’utilisation de ces outils est inédite pour vous, sachez qu’avec un peu de pratique, vous ne pourrez bientôt plus vous en passer.
Voici nos trois plateformes collaboratives préférées : Slack, Asana, et Microsoft Teams.
· La connaissance approfondie de ses collaborateurs
C’est un vrai défi managérial que de conduire l’équipe dans l’atteinte de ses objectifs, partager un projet commun tout en tenant compte des cultures ou des différents métiers, et en valorisant ces différences.
C’est lorsqu’on a identifié les traits de caractère, les inclinations, et les envies de ses collaborateurs, que l’on peut les inclure au mieux dans le projet collectif.
Même si la machine à café n’est plus là, n’hésitez pas à créer des moments informels, des temps d’échange conviviaux, hors cadre strictement professionnel. Ils seront toujours riches en enseignement pour la gestion globale de l’équipe.
· Le développement de la confiance
Avant même le Covid-19, les salariés du privé en télétravail représentaient 29 % de l’effectif des entreprises de plus de dix salariés, soit 5,2 millions de personnes. Et ce chiffre n’est pas sur le point de baisser. Pourtant, malgré un meilleur encadrement légal du télétravail, de nombreuses entreprises ont encore du mal à « faire confiance ». Il est donc essentiel pour un manager d’installer très tôt cette confiance réciproque.
Dans le cas du confinement, cette « fabrication » de la confiance mutuelle se fait en accéléré, alors que des liens de confiance auraient pu se tisser tranquillement.
Au pays du Jugaad (faire plus avec moins), le PDG indien Vineet Nayar raconte pourquoi et comment il a renversé la pyramide managériale dans son entreprise grâce à la croissance par la confiance. N’hésitez pas à lire le décapant : Employees first, Customers second.
Le télétravail et le remote management sont de réelles opportunités pour faire évoluer l’organisation du travail.
Nous n’avons pas d’inquiétude quant à la capacité (la plasticité) du cerveau humain à s’adapter au changement et à tirer les enseignements de ces nouveaux défis.
Inventer de nouveaux modes de fonctionnement ensemble, c’est la clé. Cela renforce la cohésion d’équipe et permet de faire face à beaucoup de situations, aussi compliquées soient-elles. Si vous souhaitez être accompagné sur l’optimisation de votre management à distance, n’hésitez pas à nous contacter ici ou sur Linkedin : https://www.linkedin.com/in/laetitiarudelle/