Halte aux réunions inefficaces

Qui n’a jamais froncé les sourcils en découvrant dans sa boîte mail une invitation pour une énième réunion ?

Qu’elles soient présentielles ou à distance, les réunions peuvent parfois être vécues comme des corvées. On les trouve souvent chronophages, inutiles ou, pire, inefficaces. Une réunion mal menée peut être source de frustration, de démotivation et de désengagement des collaborateurs.

D’où vient la mauvaise réputation des réunions ?

La « réunionite» ou les réunions « pansement » ne servent bien souvent qu’à rassurer l’initiateur de la réunion ou sont parfois révélatrices de défauts dans la définition des rôles et des responsabilités et d’un flou dans le « qui décide quoi ».

Le danger de ces manières de procéder est de générer des coûts importants pour l’entreprise et mettre à mal la performance.

Pourquoi ça coince ?

• Pas d’objet, pas d’objectif


En participant à une réunion, vos collaborateurs interrompent leurs tâches. C’est, pour eux, un investissement d’énergie et de temps.

S’ils ne savent pas pourquoi ils doivent être présents, ce qui va être discuté, ce que l’on attend d’eux et combien de temps ils vont devoir suspendre leur travail, vous ne les mettez pas dans de bonnes dispositions…  Le but est de faire du temps de réunion un moment de partage productif pouvant aboutir à des avancées concrètes sur les projets, l’organisation, les résultats.

 
Solutions :

  • L’organisateur de la réunion doit tout d’abord déterminer l’objet de la réunion :  s’agit-il d’une réunion d’information, de décision, de mise en commun des idées, de négociation, d’une réunion récurrente comme une réunion commerciale ou d’équipe ?  

MON CONSEIL : À ce stade, il est important de s’assurer de la pertinence de la réunion. Pourrait-on atteindre le même objectif par un autre moyen ?

  • L’objectif de la réunion doit être clair et partagé dès le départ avec les participants.


• Trop de participants… ou des participants mal sélectionnés


Vous êtes-vous déjà trouvé dans une réunion en vous demandant quelle était la valeur ajoutée de votre présence ?

Une situation où la simple communication du compte-rendu avec les décisions prises aurait été suffisante ?


Solution :

Sélectionnez soigneusement qui doit participer pour optimiser les échanges.

MON CONSEIL : Suivez la règle des 2 pizzas ! Jeff Bezos, le PDG d’Amazon, avait instauré la règle des « 2 pizzas » : si 2 pizzas ne suffisent pas à nourrir l’ensemble des participants à une réunion, c’est qu’il y a trop de monde…


• L’absence de préparation


Pas de place à l’improvisation. Votre ordre du jour doit détailler chaque point à aborder, préciser un timing et également l’objectif à atteindre : collecter des avis, informer, prendre une décision…

 
Solutions :

  • Invitez les participants suffisamment à l’avance pour leur permettre de s’organiser et se rendre disponibles.
  • La préparation de vos sujets et de vos supports est également essentielle :

– documents préparatoires à envoyer aux collaborateurs avant la réunion pour leur permettre d’avoir les éléments en tête et gagner du temps lors de la réunion ;

– supports numériques de qualité à projeter pendant la réunion pour appuyer votre discours.

  • Pour pouvoir vous concentrer sur votre rôle d’animateur, il est important d’identifier et nommer des personnes relais :

– le script qui sera en charge de prendre les notes pour émettre le compte rendu ;

– le « gardien du temps » qui sera vigilant à ce que l’on ne s’égare pas et que les timings soient respectés afin que l’ensemble des sujets prévus puissent être abordés ;

– au besoin, une personne « pousse décision » pourra recentrer le débat, synthétiser les échanges afin de permettre au groupe d’aboutir à une décision.


• Absence de cadre et de rythme pendant la réunion


L’animateur de la réunion doit jouer le rôle de chef d’orchestre, en favorisant les échanges et le dialogue et en garantissant que l’ensemble des participants puissent s’exprimer. Il doit donner le rythme et, par son dynamisme, motiver les participants pour qu’ils soient actifs, tout en étant vigilant à limiter les digressions pour veiller au respect de l’ordre du jour.


• Un manque de suivi et des objectifs pas clairs…


Le fameux « On va devoir faire cela » est le meilleur moyen que rien ne soit fait.
Une réunion sans synthèse, et sans action de suivi, ni définition du « qui fait quoi » est comme un coup d’épée dans l’eau.

  
Solution :

Pour clôturer la réunion, il est essentiel de reformuler et résumer ce qui a été vu, balayer les décisions prises et bien refaire le point sur les missions et les tâches de chacun concernant les prochaines étapes.

Précisez les délais de réalisation pour ces actions : cela permettra de déterminer la date de la prochaine réunion et, ainsi, avoir une vision sur le niveau d’avancement.

MON CONSEIL : Chaque personne doit savoir précisément ce qui lui incombe, ce que l’on attend d’elle et dans quels délais.


N’hésitez pas à féliciter et remercier les membres du groupe de leur présence et leur attention, ainsi que de l’implication dont ils ont fait preuve lors de la réunion.

On a trop tendance à pointer ce qui est négatif au détriment du positif.


Après la réunion, transmettez rapidement le compte-rendu qui résumera le contenu de la réunion, les différentes actions à mener, leurs « mandataires » et les délais.

Et les réunions à distance ?


Au-delà de tous les principes et bonnes pratiques évoqués ci-dessus, les réunions à distance, de par certaines de leurs spécificités, doivent vous amener à être encore plus attentifs et « agiles ».


Le choix du canal


Plusieurs possibilités s’offrent à vous en fonction de la complexité des sujets traités, du temps imparti et du nombre de participants parmi lesquelles :

 
une conférence téléphonique réunissant plusieurs personnes ;

une web conférence, avec pour support un document partagé à l’écran, que vous présentez et sur lequel les participants interviennent soit en direct ou soit via un « chat » ;

 – une visioconférence (se rapprochant le plus d’une réunion classique) où les visages des participants – ou éventuellement leur avatar – apparaissent à l’écran.

Les contraintes techniques


Pour l’efficacité de la réunion, il est essentiel que vous ayez pu vous assurer de la qualité de la connexion et que chaque participant dispose de l’équipement adéquat.

MON CONSEIL : Profitez de l’envoi de l’ordre du jour pour demander aux participants de vérifier le bon fonctionnement de leur micro, casque et/ou haut-parleur.


L’environnement

-Détail qui a son importance : le décor… Un fond neutre permettra à vos participants de se concentrer sur ce que vous dites plutôt que d’être subjugués par votre collection de flûtes de pan ou le pêle-mêle de photos de famille derrière vous…


– Si les participants ne sont pas dans un environnement calme, invitez-les à couper les micros quand ils ne prennent pas la parole. Cela évitera les disruptions sonores.

Créez la convivialité et la sécurité


À distance encore plus qu’en présentiel, il est important de créer un climat de confiance pour les échanges : vous aurez pris soin de vous connecter 10 mn avant pour accueillir les e-participants lors de leur connexion.

 
Rassurer, c’est aussi poser le cadre :

Rappelez les contraintes en termes de prise de parole, le respect des opinions des autres, votre engagement sur le respect des horaires pour la fin de la réunion, l’éventuelle confidentialité à tenir, et lancez la réunion en faisant un rapide tour de table pour prendre la température de votre groupe.


Animez et stimulez le groupe


Capter l’attention du groupe et les engager dans la réunion est un exercice en soi lors d’une e-réunion.
Plus que jamais, votre voix doit porter votre message, véhiculer du dynamisme :

évitez la voix monocorde, appuyez votre discours en mettant l’accent sur certains mots.

Quand vous vous adressez à une personne en particulier, pensez à mentionner son nom car, à l’écran, on ne peut pas deviner où porte votre regard.

Étymologiquement, « animare » signifie donner vie : une fois les bonnes pratiques intégrées, laissez parler votre personnalité pour trouver votre style et conjuguer efficacité avec communication et créativité.
Utilisez des sondages, des chiffres, des images pour inviter les participants à s’impliquer. Sollicitez leur avis, leur opinion pour les rendre actifs de la discussion, canaliser les bavards, engager les plus introvertis.

Caché derrière un écran, il est plus facile de décrocher…


Question de timing


Gardez à l’esprit que notre capacité de concentration est moindre à distance : calibrez la durée de la réunion selon les sujets mais ne dépassez pas une heure.

  
Le type de disponibilité de vos collaborateurs

Travaillent-ils sur des missions où leur agenda est découpé en rendez-vous comme des points téléphoniques, des réunions ?

Ou œuvrent-ils sur des missions où ils ont besoin de se concentrer pour avancer sur leurs projets ? Dans ce dernier cas, vous aurez intérêt à planifier votre réunion plutôt en fin de matinée, début d’après-midi ou fin de journée pour leur permettre de ne pas les « couper » dans leur élan.

En résumé…


Vous l’aurez compris, la réussite et l’efficacité d’une réunion tiennent au respect des étapes de préparation et de suivi, mais également à la capacité de son animateur à faire preuve de leadership pour motiver, gérer le groupe, faire avancer la réunion vers des objectifs concrets. Et, comme pour tout, si certaines de ces qualités sont innées, il est toujours possible de s’améliorer.


À l’issue de chaque réunion, notez ce qui s’est bien passé et ce qui a été plus difficile : comparez ce que vous avez pu atteindre et vos objectifs de réunion, les décisions qui ont pu être actées, celles qui n’ont pu l’être et voyez ce que vous auriez pu faire différemment.
Osez demander du feedback à vos collaborateurs pour voir comment vous améliorer, ce qui leur convient ou pas, et chercher ensemble des alternatives.

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