Réunions à distance : Boostez vos équipes !

Les réunions ont un réel impact, tant sur la manière dont les gens s’impliquent dans les projets collectifs que dans l’accomplissement de tâches individuelles.
À une époque où les réunions à distance sont monnaie courante et le temps que nous passons derrière nos écrans beaucoup plus long, le challenge de l’efficacité de ces temps de visio est encore plus grand !

Comment en finir avec les réunions à distance laborieuses et soporifiques ? Comment éviter les yeux au ciel et les soupirs d’agacement quand tombent les invitations ? Comment faire de ces temps des espaces créatifs et collaboratifs ?
Je vous invite à découvrir ici les écueils à éviter à tout prix et les bonnes pratiques pour donner un coup de frais à vos réunions à distance.

Les « killers » des réunions efficaces

  • Impréparation technique : plateforme de réunion saturée, matériel défectueux d’un collaborateur, équipe non formée aux outils, problèmes de réseau… On a déjà là les bases d’une réunion qui peut rapidement virer au cauchemar.
  • Pas d’objet / pas d’objectifs : si l’animateur de la réunion n’est pas au clair avec les objectifs qu’il attend de cette réunion, il y a de fortes chances qu’il entraîne dans son sillage les autres participants, et qu’ils soient perdus à peine la réunion entamée.
  • Trop de participants ou participants non concernés/mal sélectionnés : un nombre trop important de participants dont beaucoup se demandent ce qu’ils font là, et c’est la catastrophe assurée.
  • Manque d’ouverture : si vous entrez directement dans le dur et que vous ne prenez pas en compte les suggestions de chacun, que vous ignorez la diversité créatrice susceptible d’émerger des différents éléments de votre équipe, votre réunion risque de ne pas donner beaucoup de fruits.
  • Manque de cadre : outre le fait que chaque collaborateur doit maîtriser les outils digitaux, il est capital de structurer la réflexion pour guider et libérer l’émergence d’idées nouvelles. Si vous n’exprimez pas clairement le déroulé de la réunion, que vous n’intervenez pas pour remettre vos brebis dans le droit chemin (« tiroirs » et « tunnels »*), vous allez perdre tout le monde.
    * Le tiroir est une idée dans une idée dans une idée ; un tunnel est une idée que l’on développe trop en profondeur, qui empêche les autres idées d’émerger.
  • Manque de rythme : dans le même esprit, si vous vous éternisez sur un point qui ne passionne pas ou si vous laissez un intervenant s’enliser dans une explication sans fin, les bâillements ne se feront pas attendre. Certains vont partir chercher une tasse de café ou en profiter pour aller faire une pause pipi… C’est le signe qu’il est grand temps de réagir pour rassembler vos ouailles, s’il n’est pas trop tard.
  • Canal de communication mal choisi : choisir une conf-call, là où la communication non verbale d’une visio aurait été un plus indéniable, est assez maladroit. Pour régler un point litigieux ou soulever un problème particulier par exemple, oubliez le téléphone et privilégiez la vidéo.

Les clés des réunions à distance efficaces

La préparation

Nous avons vu plus haut ce qu’il ne faut pas faire.
Vous l’aurez donc compris, choisissez entre téléphone ou visio-conférence selon les objectifs et le nombre de participants (dans tous les cas, pas plus de 4 pour une réunion téléphonique). Que ce soit sur GoogleMeet, Zoom ou Whereby, assurez-vous que les conditions sont bien réunies afin que chacun se connecte sans problème à l’heure H.

Partagez en amont un outil de type tableau partagé (avec Framapad par exemple) pour que chacun y insère les missions du jour, les points d’achoppement, les questions relatives aux projets, au fonctionnement… Cela servira d’ordre du jour et sera brièvement commenté en démarrage de réunion.

Les bonnes pratiques

Soignez vos Ice-breakers : la qualité de l’entrée en matière est primordiale !

  • Partagez une photo de vous et proposez de faire un selfie-wall, ou partagez une musique que vous aimez pour travailler.
  • Proposez à chacun de donner sa météo intérieure, son humeur du jour : cela peut se faire avec un nuage de mots, un emoji via le chat, ou à l’oral selon l’envie de chacun.
    Cette étape peut être renouvelée en fin de réunion, car bien souvent, la météo change positivement entre le début et la fin.

Les astuces qui peuvent tout changer dans le mode distanciel

  • Précisez bien le cap dès le début et maintenez-le tout au long de la réunion. Fixez un timing précis : un « gardien du temps » alertera le cas échéant sur un éventuel dépassement. Prévoyez aussi une pause en cours de réunion, même à distance.
  • En cas de réunion descendante (une réunion où une seule personne donne de l’information), demandez à ce que chacun coupe son micro quand il n’a pas la parole, et opte plutôt pour le chat, ou n’interrompe qu’en cas d’apport essentiel.
  • Fixez les objectifs de l’équipe en fonction de l’importance et de l’urgence de l’actualité, puis définissez le plan d’action.
  • Organisez le suivi avec les bons outils : relevez les forces et les contraintes des projets en cours, écoutez les propositions et les idées de tous, pour atteindre ensemble les résultats attendus.

Les plus

  • En amont ou en aval, créez un sondage pour évaluer la position de chacun sur un sujet précis.
  • Faites des points individuels après la réunion collective.

Interaction et créativité

Vous souhaitez travailler sur la résolution d’un problème spécifique ou animer un atelier sur une thématique particulière, et cela à distance ?

Créez tout d’abord un climat convivial en intégrant l’individualité de chacun, sans jugement. Sachez encourager la discussion, restez souple et accueillez toutes les idées et suggestions avec bienveillance.

Le Design-Thinking

Le Design Thinking consiste à mettre notre conception créative au service de l’innovation. L’objectif est de s’approprier les outils du design pour gérer des projets innovants ou résoudre des problèmes.
Si la forme présentielle est inhérente à cette forme de réunion, les experts en Design Thinking sont parvenus, circonstances obligent, à mettre en œuvre des formes distancielles et adapter les exercices au mode visio ou en créer de nouveaux.

Pour ce faire, privilégiez l’interactivité avec les quizz, les sondages, les outils de co-construction.

De nombreux outils digitaux de co-construction sont disponibles, chacun ayant des caractéristiques particulières. Selon votre façon de travailler et vos objectifs, vous opterez pour Klaxoon, Beekast, Slack, Miro ou Trello… Vous pouvez aussi les combiner. Il serait trop long d’en analyser le détail ici, mais cela pourra faire l’objet d’un prochain article. Ils sont tous disponibles en version gratuite pour test.

N’oubliez pas de transmettre une synthèse de la réunion : évaluez l’efficacité, essayez la restitution de la réunion par les techniques de visual design ou les cartes mentales. Rappelez les actions urgentes et définissez la date de la prochaine rencontre.

À l’heure où les équipes sont dispersées ou en télétravail, où les collaborateurs se sentent souvent très isolés, les temps de réunion à distance sont parfois le seul moyen de conserver le lien social professionnel : les réunions à distance, à condition qu’elles soient bien menées, sont donc essentielles pour garantir un bon niveau de motivation et l’engagement des équipes.

Réunions à distance : Boostez vos équipes !

6 avis sur « Réunions à distance : Boostez vos équipes ! »

  • 17 mai 2021 à 8 h 38 min
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    You can certainly see your skills in the work you write. The world hopes for even more passionate writers such as you who aren’t afraid to say how they believe. At all times go after your heart. « Every man serves a useful purpose A miser, for example, makes a wonderful ancestor. » by Laurence J. Peter.

  • 9 juin 2021 à 20 h 40 min
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  • 20 juillet 2021 à 9 h 29 min
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