Comme son nom l’indique, l’alternance combine des temps d’enseignement théorique au sein d’un établissement scolaire et des phases de mise en pratique en entreprise.
Deux types de contrats existent : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation. Ils répondent tous deux au même objectif de montée en compétence.
Comment préparer l’intégration d’un alternant, quelles sont les bonnes pratiques à suivre à son arrivée ?
Comment pouvez-vous l’accompagner au mieux dans ses missions pour faire de l’expérience un aboutissement gagnant-gagnant ?
Le parcours d’intégration : essentiel ?
Suite à un ou des entretiens, ce jeune alternant vous a convaincu. Avec cette rentrée, il va découvrir votre entreprise et faire partie des forces vives de vos équipes. Pour assurer son immersion, le processus d’intégration doit être conduit de façon structurée.
C’est indispensable pour qu’il ou elle s’intègre au mieux et qu’il ait à sa disposition les compétences et savoir-être utiles à l’accomplissement de sa mission au sein de votre structure.
Ce parcours comprend des jalons essentiels, modulables en fonction :
- du niveau de l’alternant ;
- du type de recrutement – interne ou externe à l’entreprise ;
- de son âge ;
- de son parcours, de son expérience ;
- de ses compétences ;
- du domaine d’activité et de la culture de votre entreprise.
Les étapes du parcours d’intégration
INTÉGRER ET PRÉSENTER
• L’accueil
Dès le premier jour, donnez-lui les clés pour comprendre la culture de votre entreprise. Certaines choses vous semblent peut-être évidentes (tutoiement, vouvoiement, horaires, usage du téléphone portable, etc.), mais rappelez-vous que votre poulain découvre peut-être le monde de l’entreprise, et qu’il n’en maîtrise pas forcément les codes et les usages.
Par ailleurs, préparez vos équipes à cet accueil. Informez-les en amont, pour qu’ils soient eux aussi disponibles pour dédier un temps à l’accueil à leur nouveau collègue.
MON CONSEIL : Prévoyez un petit déjeuner d’équipe qui sera par ailleurs l’occasion de se retrouver pour un temps convivial.
• L’administratif
Faites un point sur les questions de cet ordre (salaire, mutuelle, lien avec l’école, etc.) et donnez-lui le contact du salarié qui gère cet aspect en interne.
MON CONSEIL : Remettez-lui un livret récapitulant les horaires, l’importance de la ponctualité, le dress code en vigueur dans votre entreprise, les pauses, horaires et modalités pour le déjeuner…
• La visite guidée
Accompagnez-le pour une visite de l’entreprise et présentez-lui rapidement les membres de l’équipe en lui indiquant qu’il aura l’occasion ensuite de passer plus de temps avec chacun d’eux pour comprendre leur rôle et responsabilités.
• Les présentations
Présentez-lui maintenant plus précisément le service dans lequel il va travailler :
montrez-lui son espace de travail (bureau, ordinateur, outils, fournitures essentielles).
NB : Idéalement, les démarches de création d’adresse e-mail, configuration de l’ordinateur auront été anticipées de manière à ce que l’alternant puisse rapidement prendre ses repères.
• Un temps d’échange
Organisez ensuite un temps pendant lequel vous allez lui expliquer ce que vous attendez de lui et ce qu’il peut attendre de vous dans votre collaboration. Expliquez-lui comment vous fonctionnez, la fréquence de vos entrevues et toutes les informations qui pourront lui être utiles. Posez-lui des questions et pratiquez l’écoute active pour cerner sa personnalité, ce qu’il aime, ce qui le motive.
NB : Si vous n’êtes pas son manager, il sera utile que son manager ait la même démarche avec lui.
• La fiche de mission
Établissez sa fiche de mission et remettez-lui son planning d’intégration.
Important : vous aurez pris soin de relier la fiche de mission aux critères d’évaluation du référentiel de son école.
Il est essentiel qu’il comprenne que, derrière ses actions concrètes dans l’entreprise, sont validés des items de son futur diplôme. Aidez-le à trouver du sens en contextualisant ses actions : c’est un bon booster de motivation.
FORMER ET GUIDER
• Prévoyez les formations aux produits ou services, aux process internes et outils
Dans l’idéal, la première semaine permettra à l’alternant de s’orienter, de passer du temps avec chaque membre de l’équipe pour mettre en perspective où se trouve sa place et sa mission dans l’organisation du service.
Donnez du sens à son action en lui montrant en quoi son travail est utile et en quoi il est lié au travail avec les autres collaborateurs du service.
• Mettez-le en confiance progressivement
Ne le jetez pas dans le grand bain directement.
Confiez-lui d’abord des tâches qui vous permettent d’identifier ses points forts, et les zones un peu plus fragiles.
Cela vous servira à calibrer votre niveau d’accompagnement sur telle ou telle tâche : vous pourrez cerner son degré d’autonomie actuel, afin de planifier à quel niveau vous voulez l’amener, et comment vous pouvez l’aider à tendre vers cet objectif. Progressivement, vous le dirigerez alors vers des missions plus délicates.
MON CONSEIL : Quand vous lui confiez une nouvelle tâche comme « appeler un fournisseur » ou « relancer un prospect », assurez-vous de lui avoir permis de vous observer plusieurs fois à la manœuvre. L’alternant doit pouvoir intégrer les bonnes pratiques, se sentir à l’aise avant d’aborder l’appel, être suffisamment préparé à poser les bonnes questions et conditionné à l’atteinte de ses objectifs.
Pour son premier essai, soyez à ses côtés pour pouvoir l’aider. Soyez indulgent.
• Faites des points réguliers avec le tuteur.
Idéalement, on adoptera un rythme de points quotidiens la première semaine afin de lui permettre de regrouper et poser ses questions. Dans un second temps, un point hebdomadaire sera nécessaire pour étudier les difficultés rencontrées, l’aider sur la méthode : organiser son travail, anticiper et planifier.
Montrez-lui que vous restez disponible si des questions ou des difficultés émergent entre temps.
SUIVRE ET AJUSTER
• Tenez-vous au courant des contenus de son cursus, de ses enseignements.
Un tuteur s’informe non seulement sur les acquis professionnels dans le cadre des missions menées par l’alternant mais également de ses performances académiques au sein de l’organisme de formation.
Ainsi, en fonction de la dynamique de progression et du potentiel de l’alternant, le tuteur lui confiera des missions qui s’élargissent au fil de son contrat tout en lui assurant un accompagnement efficace.
• Et sur le terrain ?
Si vous organisez une visite en binôme sur le terrain, informez au préalable votre client que vous serez accompagné par un jeune en alternance.
Cette expérience va lui permettre d’observer un entretien de vente dans des conditions réelles. À vous de lui expliquer les jalons dans le parcours de visite, détailler les étapes de l’entretien de vente, débriefer avec lui ce qu’il a pu observer, ce qu’il a retenu, ce qu’il a compris ou pas, etc. Pour lui, c’est également l’occasion d’appréhender les précieuses qualités de savoir-être, indispensables à tout bon vendeur.
Ces étapes de terrain sont capitales pour l’alternant car elles représentent la clé du chemin vers l’autonomie et la confiance en soi.
Si les jeunes en alternance ont beaucoup à apprendre de l’entreprise, l’apprentissage n’est pas à sens unique. La génération des « digital natives », si à l’aise avec la prise en mains de tous outils numériques, est un atout précieux dans le contexte des profondes mutations technologiques auxquelles sont confrontées les entreprises. Outre les avantages liés à l’allègement des charges et à la souplesse du processus, le recrutement de jeunes alternants est donc aussi un atout pour accélérer la transition numérique et favoriser l’agilité et l’ouverture de pensée dans l’entreprise. C’est pour ces raisons, entre autres, qu’en 2019, le nombre d’entreprises recrutant des commerciaux en alternance a considérablement augmenté.
L’alternance : le partenariat gagnant-gagnant vers la performance !