La délégation permet aux managers de confier certaines responsabilités et tâches à un collaborateur, en vue de répartir plus équitablement la charge de travail au sein d’une équipe et d’atteindre plus rapidement les objectifs fixés. Une délégation peut être ponctuelle ou plus durable dans le temps.

Lorsque vous déléguez, vous ne vous contentez pas de transférer une mission, vous confiez également la responsabilité associée à cette mission. 

Il s’agit donc de faire confiance à la personne choisie pour accomplir la mission assignée de manière autonome.

Les avantages de la délégation

S’il est difficile pour certains managers de se séparer de certaines tâches, la délégation compte de nombreux avantages, pour eux-mêmes mais aussi pour l’ensemble de l’équipe : optimisation du temps et de l’organisation, développement d’une confiance mutuelle, ou encore gain en autonomie. 

La délégation peut contribuer à libérer du temps pour les tâches les plus importantes et stratégiques, tout en permettant aux membres de l’équipe de développer leurs compétences et d’atteindre plus facilement les objectifs.

Mais attention, n’attendez pas de vous retrouver au pied du mur pour envisager de déléguer. 

La règle d’or d’une délégation réussie : l’anticipation de votre charge de travail pour vous libérer du temps afin de préparer la passation et assurer le suivi

Les 4 étapes d’une délégation fructueuse

Savoir déléguer est une compétence clé pour un manager performant et fédérateur. Encore faut-il en maîtriser l’art et respecter les 4 étapes clés suivantes :

Ciblez les collaborateurs idoines

Une délégation réussie commence par la sélection du bon profil par rapport à la tâche confiée. En tant que manager, il s’agit donc pour vous d’avoir une bonne connaissance des différents profils de collaborateursau sein de votre entreprise. 

Selon les 4 couleurs de la méthode DISC, vous aurez au préalable identifié un membre de l’équipe en qui vous avez confiance et qui a les compétences, les soft skills, l’expérience ou le potentiel nécessaire pour mener à bien la mission.

Veillez également à choisir un collaborateur motivé et autonome. Il est préférable en effet de déléguer une mission à un collaborateur curieux et enthousiaste plutôt qu’à celui qui se liquéfie devant le challenge ou qui ne sait pas dire non.

Soyez précis dans la définition de la mission

Prenez le temps d’expliquer précisément à votre collaborateur la teneur de la tâche assignée et ce que vous attendez de lui en matière de délais. Détaillez ainsi :

  • les process, les tâches à réaliser ;
  • les outils utilisés et les ressources utiles ;
  • les objectifs à atteindre ;
  • les participants au projet et leur profil ;
  • etc.

Accompagnez la transmission 

Une délégation réussie requiert parfois du temps et des efforts pour que votre collaborateur comprenne tous les mécanismes de la mission et se forme suffisamment. 

Accordez-lui du temps, de l’autonomie et les moyens nécessaires afin qu’il s’imprègne de ses nouvelles responsabilités et qu’il se sente en confiance. S’il se sent plus à l’aise avec ses propres méthodes, laissez votre ego de côté et restez ouvert à de nouveaux process de travail.

Assurez le suivi et le débriefing

Pour déléguer efficacement, l’accent doit être mis sur une bonne communication : durant les premiers mois, prévoyez des points d’avancement. Cela peut être des rendez-vous formels (entretien individuel, présentation orale, rapport écrit), ou plus informels, comme une discussion autour de la machine à café ou un déjeuner. 

L’intérêt : s’assurer que le travail confié est en bonne voie de réalisation, répondre à d’éventuelles questions et effectuer des réajustements si nécessaire. 

L’essentiel est de porter une attention particulière à votre collaborateur en lui donnant régulièrement des feedbacks, sans vous montrer envahissant.

À chaque profil DISC sa façon de déléguer

Le modèle DISC (Dominance, Influence, Stabilité, Conformité) est un outil puissant pour comprendre les styles de comportement et de communication. 

Il aide les managers à comprendre leurs forces et leurs difficultés dans l’acte de délégation mais il aide également ces derniers à identifier les besoins de leurs collaborateurs lorsqu’on leur délègue une tâche.

Il me semble important de rappeler ce que je souligne lors de mes accompagnements : à chacune de nos qualités correspond une difficulté, plus communément appelée un défaut. En effet, une qualité poussée à son extrême ou employée dans des circonstances inadaptées peut devenir un véritable frein ou obstacle. J’illustre souvent ce point avec l’altruisme. Être altruiste me confère la capacité à m’intéresser et à me dévouer à autrui. En revanche, dans certaines circonstances, cela peut également me faire oublier mon propre intérêt voire me faire avoir.

Je vous propose donc de mettre en lumière le mode de fonctionnement de chacun des profils DISC dans l’acte de délégation.

Mais, attention ! Je vous rappelle qu’il n’existe pas de profil mono-couleur (j’entends une seule couleur et les 3 autres à 0 sur leur profil.) et que 80% des profils DISC ont 2 couleurs dominantes (c’est-à-dire au-dessus de 50%)

Le Profil Dominant (le Rouge)

  • Caractéristiques : décisif, orienté vers les résultats, aime le contrôle et la compétition.
  • Approche de délégation :
    • Directe et spécifique : les managers avec un profil Dominant aiment aller droit au but. Ils délèguent en définissant clairement les objectifs, les résultats attendus et la date d’échéance.
    • Autonomie : ils font confiance à leurs équipes pour prendre des décisions et attendent des résultats concrets (et rapides 😉)
    • Feedback rapide : ils préfèrent un retour d’information rapide et direct, ce qui leur permet de maintenir le contrôle sur les projets délégués.
    • Leurs principales difficultés : ils peuvent vite reprendre le contrôle de la tâche s’ils s’aperçoivent qu’elle n’est pas effectuée aussi rapidement qu’ils le souhaitent. De plus, leur délégation est souvent effectuée dans l’urgence.

Le Profil Influent (le Jaune)

  • Caractéristiques : sociable, enthousiaste, persuasif et motivé par la reconnaissance.
  • Approche de délégation :
    • Collaborative : les managers avec un profil Influent impliquent souvent les membres de l’équipe dans le processus de délégation en encourageant les échanges d’idées. 
    • Motivation et encouragement : ils motivent leurs équipes par des éloges et des encouragements réguliers.
    • Créativité : Ils laissent d’ailleurs à leurs collaborateurs beaucoup d’initiative pour s’organiser comme ils le souhaitent.
    • Leurs principales difficultés : peu organisés eux-mêmes, ils éprouvent quelques difficultés à donner des consignes claires et anticipées. Leur excès de confiance engendre un manque de suivi ce qui peut pénaliser le respect des échéances.

Le Profil Stable (le Vert)

  • Caractéristiques : patient, loyal, cohérent, avec une aversion pour le risque.
  • Approche de délégation :
    • Planifiée et structurée : les managers avec un profil Stable délèguent de manière réfléchie et organisée, en fournissant des instructions détaillées et des attentes claires.
    • Support et assistance : ils offrent un soutien continu et sont disponibles pour aider leurs équipes à surmonter les obstacles.
    • Ambiance de travail harmonieuse : ils cherchent à maintenir une ambiance de travail stable et harmonieuse, en évitant les conflits et les changements brusques.
    • Leurs principales difficultés : craignant de surcharger les emplois du temps de ses collaborateurs, il peut lui arriver de leur mâcher le travail voire de faire à leur place. Enfin, en cas de ‘’dérapages’’, il aura du mal à recadrer puisqu’il cherche à éviter les conflits au maximum.

Le Profil Conforme (le Bleu)

  • Caractéristiques : analytique, précis, méthodique, et axé sur les détails.
  • Approche de délégation :
    • Détaillée et analytique : les managers avec un profil Conforme fournissent des instructions très détaillées et des attentes précises.
    • Vérification et suivi : ils préfèrent suivre de près les progrès et vérifier régulièrement les résultats pour s’assurer de la conformité aux standards.
    • Documentation : ils apprécient la documentation et les rapports détaillés, et attendent de leurs équipes qu’elles fournissent des mises à jour régulières et complètes.
    • Leurs principales difficultés : perfectionnistes, ils considèrent la délégation comme une prise de risque concernant la qualité du travail fourni. De ce fait, ils laissent peu d’autonomie quant à la méthode ce qui inhibe toute initiative, responsabilisation et créativité. Enfin, il ne sait pas reconnaître les efforts et les succès.

À chaque profil DISC ses besoins en termes de délégation 

Le Profil Dominant (le Rouge)

Le Dominant n’acceptera une délégation que si cette dernière représente un challenge pour lui et qu’elle lui permet de faire progresser sa carrière. Autrement, il y mettra peu d’intérêt.

Il se contente de peu d’informations, le résultat attendu et le délai lui suffisent. Assurez-vous juste qu’il ne sorte pas du cadre 😉

Le Profil Influent (le Jaune)

L’Influent, lui, attend de cette nouvelle mission qu’elle lui donne du plaisir voire qu’elle soit fun. Et si, en plus de cela, elle lui permet de briller alors vous êtes sûr qu’il s’y mette. Enfin … au début 😏

Mon conseil est de jalonner cette nouvelle mission de points réguliers (autour d’un café il préfère 😉) afin de vous assurer qu’il ne perde pas le cap.

Et, pensez-bien à lui laisser faire preuve de créativité, c’est quand même un de ses talents innés.

Le Profil Stable (le Vert)

Autant les 2 profils précédents peuvent absorber une délégation ‘’au pied levé’’, autant le Stable a besoin d’anticipation. Rappelez-vous qu’il cherche, avant tout, à ne pas vous décevoir et à faire les choses bien. Il a donc besoin de bien réfléchir à la façon de s’y prendre et, pour ce faire, il prend le temps de la réflexion.

Il est donc nécessaire de lui donner le plus d’informations possible et de le rassurer régulièrement sur sa capacité à faire.

Pensez également à le féliciter à chacune des étapes franchies.

Sa préférence en termes de mission déléguée porte autour de tout ce qui pourra renforcer l’esprit d’équipe, préserver l’harmonie d’un service ou coacher un nouvel arrivant (rappelez-vous que ce sont d’excellents coachs : à l’écoute, patient, empathique, tolérant et j’en passe !)

Le Profil Conforme (le Bleu)

Le Conforme a également besoin d’anticipation et d’informations (très) détaillées mais c’est surtout pour étudier en profondeur tous les risques possibles et y trouver une parade avant qu’ils ne surviennent.

Un conseil pour cet adepte de la sur-qualité : insistez bien sur l’échéance du livrable et le niveau de qualité attendu.

Bien entendu, le Conforme préférera que vous lui déléguiez des missions de refonte de procédure, de diagnostic ou de reporting que des missions de cohésion d’équipe 😉

En comprenant quel est votre propre profil DISC, vous pouvez adapter votre style de délégation pour tirer le meilleur parti de vos forces tout en répondant aux besoins de votre équipe. Cette adaptation permet non seulement d’améliorer l’efficacité de la délégation, mais aussi de favoriser un environnement de travail plus harmonieux et productif.

Vous l’aurez compris : déléguer est à la fois essentiel à la réussite de l’entreprise, mais également au développement des compétences des équipes. Les choses ne fonctionnent pas toujours du premier coup, mais avec de la pratique, vous y arriverez ! 

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