La formation à distance des commerciaux : que du bonus !

par Laëtitia Rudelle | Juin 29, 2020 | Tous les articles, Performance managériale

Envisager la formation à distance des commerciaux, dans quelle mesure ?

Avec la crise mondiale du Covid-19, l’utilisation de la visioconférence et de la conf call a explosé pour se retrouver entre amis, en famille, mais aussi dans le cadre du télétravail, souvent imposé par les contraintes sanitaires de ces dernières semaines. Le phénomène s’est accéléré au point que certains spécialistes annoncent une avancée de cinq ans en seulement quelques mois !

La formation des commerciaux n’échappe pas à cet engouement, car le mode « à distance » répond en effet à une double problématique : elle satisfait aux exigences pratiques des commerciaux et offre des avantages non négligeables aux entreprises en  matière d’efficacité et de retour sur investissement.

Si cette petite révolution engendre cependant des appréhensions ou des résistances, elle peut également être l’occasion de faire monter en compétences ses équipes commerciales, en les accompagnant sur le chemin du digital learning. Nous verrons dans cet article comment développer quelques bonnes pratiques pour  éviter ou limiter les écueils qui découlent de ce mode de formation.

Quels avantages pour le commercial ?

Assimilation optimisée

Lors des formations présentielles, souvent concentrées sur une ou deux journées consécutives, les participants doivent absorber beaucoup de techniques, d’outils et d’informations en un temps réduit.

Dans un format si dense, ils n’ont pas forcément le temps d’assimiler les apprentissages et de les mettre en pratique. Lassés, ils s’en détournent de plus en plus.

La formation à distance, adossée à des modules de micro-formation, offre des séquences plus courtes : les sessions laissent alors des temps intermédiaires où chaque jalon peut donner lieu à une pratique sur un temps donné, puis à un retour d’expérience lors de la session suivante.

Mobilité dynamique

Rappelons-nous que nous avons affaire à des profils de personnalités qui aiment le mouvement, des acteurs de terrain : pour un commercial, il faut que ça bouge, que la formation soit stimulante, que ce soit varié.

Le digital learning regroupe des médias très différents : vidéos, audios, webinars, retours d’expérience en ligne, quiz, coachings individuels… S’ils sont savamment agencés, ils permettent d’alterner les différents temps et formes pour donner du rythme et conserver l’attention des stagiaires de la formation.

Une animation à distance aussi dynamique et efficace qu’en présentiel. La participation est facilitée par le formateur et les animations ou mises en situation sont très adaptées. Merci !

Gilles T. – Directeur Grands Comptes

Flexibilité

Certains modules peuvent être consultés sur smartphone, d’autres seront suivis plus tranquillement depuis un ordinateur dans les moments plus creux de l’agenda. Mieux encore, la formation à distance permet de revenir sur les sessions enregistrées, pour assimiler plus sereinement les connaissances.

Les sessions en web conférence peuvent être programmées sur des demi-journées, ce qui permet une plus grande flexibilité dans l’organisation de son agenda.

Lien privilégié avec le formateur

Les temps de coaching individuel sont à intégrer car ils font la continuité avec la formation suivie. Le formateur connaît déjà le commercial et le commercial a déjà pu échanger avec le formateur, créant ainsi un lien de confiance.

Nous avons apprécié la réactivité d’Hominance à nous proposer ces classes virtuelles pour accompagner notre force de vente dans ces moments compliqués. Les nouvelles technologies permettent désormais de se former avec beaucoup de flexibilité : modules courts et très interactifs. Ces séquences très positives ont permis une reprise de l’activité plus sereine et plus efficace de notre force de vente.

Carine A. – Responsable formation

Les points de vigilance

Plus que jamais, le choix du formateur est essentiel.

• Il devra allier dynamisme, agilité et une approche structurée/pragmatique pour créer l’adhésion et la concentration nécessaire à la formation à distance.

• Sa capacité à avoir une approche « out of the box » sera un atout : créer des challenges, des exercices ludiques (tant en session qu’en intersession) pour que les participants mettent à profit tous les apports.

• En bon communicant, il saura créer, par écran interposé, une atmosphère chaleureuse et un état d’esprit favorisant les apprentissages et la confiance pour l’expression de chacun.

• Adapter une formation présentielle au format digital et distanciel nécessite un vrai savoir-faire : les exercices devront être adaptés et la progression pédagogique régulièrement révisée.

• Les supports pédagogiques doivent également être particulièrement soignés : hormis les supports écrits, des vidéos, des quiz, des serious games devront apporter de la diversité dans les outils pédagogiques. Enfin, des questionnaires et des retours d’expérience en live sont essentiels.

Quels avantages pour le manager ?

• Le séquençage de la formation va lui permettre de mesurer au fur et à mesure les progrès dans l’acquisition ou la mise en pratique des compétences et outils abordés au fur et à mesure des sessions de formation.
• Si des points lui semblent importants, il peut en faire part au formateur en intersession, permettant à celui-ci d’ajuster ou de travailler sur des cas précis.
• Dans le cadre de sa propre formation, le manager va également bénéficier de plus de temps pour la mise en pratique durant les intersessions, intégrer le contenu des séquences à sa réalité quotidienne, de manière à pouvoir échanger avec le formateur lors de la session suivante.
• Certains aspects de soft skills pourront donner lieu à des sessions en coaching de groupe ou individuel beaucoup plus facilement.

Le format que nous avons suivi (4 classes de 2h) avait beaucoup d’avantages dont celui de permettre aux plus timides de s’exprimer plus faciles et de ne pas se laisser distraire par ses collègues. Pour que cela soit efficace il faut évidemment que le formateur soit à l’écoute et favorise la participation, ce qui était le cas.

Selso V. – Commercial

La formation à distance, c’est :

• + 50% d’engagement des commerciaux ;
• un investissement 2 fois moins cher ;
• + 17% de rétention de l’information ;
• un apprentissage beaucoup plus rapide .

Quels avantages pour l’entreprise ?

Moins cher et plus facile à mettre en œuvre : qui dit mieux ?

Extraire les commerciaux du terrain était bien souvent laborieux pour les entreprises. Souvent, cela représentait un obstacle à la mise en place des formations : quel casse-tête pour regrouper des équipes disséminées dans toute la France, dans un même lieu et à la même date !

La formation à distance ou en blend learning (mix de présentiel et distanciel) facilite l’organisation et limite les coûts : le poste de dépenses de déplacements,  d’hébergements des stagiaires et des formateurs et de location des espaces s’en trouve considérablement réduit.

Moins de logistique sanitaire

Aujourd’hui, le contexte impose que l’organisation des formations présentielles doive répondre à descontraintes plus importantes en matière d’hygiène et de sécurité.  Avec la formation à distance, distanciation sociale et gestes barrières sont assurés !

Plus d’aides octroyées pour faciliter la formation des personnels

Dans le cadre de la crise du Covid-19, le dispositif FNE-Formation est renforcé de manière temporaire afin de répondre aux besoins des entreprises en activité partielle par la prise en charge des coûts pédagogiques.

Il est accessible à toutes les entreprises qui ont des salariés en chômage partiel, par une simple convention signée entre l’entreprise et la Direccte.

Pour aller plus loin :

https://travail-emploi.gouv.fr/emploi/accompagnement-des-mutations-economiques/appui-aux-mutations-economiques/article/conventions-de-fne-formation

https://www.centre-inffo.fr/content/uploads/2020/04/instruction-du-9-avril-2020-renforcement-du-fne-formation-dans-le-cadre-de-la-crise-du-covid-19.pdf

Retour d’expérience en 4 questions à…

Lætitia RUDELLE, fondatrice de la Société HOMINANCE, autour de son expérience de formatrice dans le cadre des sessions menées pendant le confinement.

• En tant que consultante et formatrice, quelles sont selon vous les principales différences entre la formation des commerciaux en présentiel et à distance ?

« Eh bien ! Finalement je n’en vois pas tant que ça, tout du moins dans l’animation. Évidemment, à distance, nous organisons des sessions plus courtes (pas plus de 2h30), mais avec tout autant de mises en situation, d’échanges, d’activités ludiques. Personnellement, j’utilise l’outil Zoom qui est très adapté. L’autre différence, peut-être, c’est la taille des groupes. L’idéal, à distance, c’est d’avoir des groupes de 6 maximum, afin de pouvoir être attentif à chacun. »

• Quelles thématiques commerciales sont, selon vous, particulièrement adaptées à une formation à distance ?

 « En fait, toutes. Durant cette période, j’ai réalisé autant de formations sur l’excellence commerciale (« Vendre en tant de crise », « Comment prospecter à distance ? », « Défendre ses prix et ses marges après la Covid », « Comment contacter ses clients pendant cette période », « Vendre de la valeur »…) que sur le management (« Être un manager coach », « Animer ses équipes à distance », « Adapter son management à ses collaborateurs »…) »

• Quels conseils donneriez-vous aux participants pour tirer le maximum de leur formation à distance ?

 « Des conseils basiques, comme s’assurer d’être dans un endroit calme (j’ai quand même animé avec une participante tenant un bébé sur ses genoux…), tester les outils et sa connexion avant, consulter le mode d’emploi du protocole d’accès à la formation en amont… Mais le plus important est surtout de faire le travail demandé en intersession afin qu’ils arrivent préparés. Bien entendu, ce que je leur dis en priorité c’est : « Nous sommes là pour apprendre et nous entraîner, donc osez ! »

• Vos clients avaient-ils des réserves/freins lorsque vous leur proposiez des formations à distance ? Quelles étaient-elles ?

 « Pas tant que ça en réalité. Certains, en effet, ont lancé une session test et, face à l’engouement des collaborateurs, ont généralisé. Mais je n’ai pas réellement eu de freins. »

• Et, a posteriori, quels ont été leurs ressentis, leurs feedbacks ?

« Très bons ! Les participants ont évidemment apprécié les sessions courtes car deux jours de formation en présentiel peuvent être contraignants en terme d’activité et de déplacements. Ils ont trouvé les sessions tout aussi dynamiques et très favorables aux échanges. J’avoue n’avoir reçu que des retours très favorables, au point que certains de nos clients envisagent de basculer une partie de leurs formations en distanciel à compter d’aujourd’hui. »

Les vendeurs sont-ils heureux ?

par Laëtitia Rudelle | Juin 22, 2020 | Tous les articles, Performance managériale

1. Le travail, un espace d’épanouissement personnel ?

Le travail peut-il devenir un espace d’épanouissement personnel tout en produisant un impact positif sur la société ? Oui, mais gare aux potions magiques ! Il convient à chacun(e) de trouver son chemin vers sa réalisation professionnelle. Dans quelle mesure le management peut-il apporter du bien-être aux vendeurs ?

On a beau dire que les français se plaignent en permanence de tout et n’importe quoi, les statistiques parlent : les français sont plutôt heureux au travail, enfin une certaine catégorie de la population…

Car si certains semblent se contenter de leur situation, d’autres, pour lesquels la question du bonheur au travail va bien au-delà de la question du salaire, attendent bien autre chose… 51% des salariés se disent stressés, 26% s’ennuient et 44% ne trouvent plus de sens à leur travail.

Autant dire qu’il y a encore des progrès à faire pour que chacun(e) se sente épanoui(e) et motivé(e) !

Gageons que l’épisode que nous traversons saura battre à nouveau les cartes du rapport au travail dans nos sociétés afin d’établir un ordre nouveau, plus humain et plus collaboratif.

Baromètre National du Bonheur au Travail, Fabrique Spinoza, mai 2017

• 50% des actifs sont globalement satisfaits de leur travail.
• 50% sont insatisfaits (manque de reconnaissance, d’autonomie et qualité des relations humaines).

2.    Qu’est-ce qui nous rend heureux au travail ?

On est tous d’accord pour dire que si l’on est bien dans ses baskets au travail, on est plus efficace, n’est-ce pas ?

De là à dire que le bien-être doit être un axe majeur de management, il n’y a qu’un pas.

Cependant, ce n’est pas aussi simple : engager une telle démarche nécessite une totale remise en cause des formes d’encadrement, et des compétences managériales. Et sans réelle mutation dans les états d’esprit et des conditions de travail au plus haut niveau, peu d’avancées sont en vue.

Pourtant, l’évidence est là : les entreprises qui ont fait le choix de mettre l’humain au cœur de leur stratégie constatent des résultats significatifs : les salariés font preuve de beaucoup plus d’implication, d’engagement sur la durée, d’innovation aussi, ainsi que nettement moins de mal-être au travail.

3.    Alors qu’est-ce qui nous (vous) motive ?

·      Le Graal : la reconnaissance

Moteur essentiel de la motivation au travail, la reconnaissance est souvent traduite, à tort par certains managers, par une augmentation de salaire. Si féliciter un salarié peut s’accompagner d’une promotion, tant mieux, mais ça ne fait pas tout.

Mais là où le management commercial a souvent tôt fait de sanctionner à la moindre baisse de régime, il est moins prompt aux encouragements, aussi simples soient-ils.

Voici quelques exemples de phrases qui vous reboostent en un rien de temps : « tu as fait du bon boulot ! », « je n’ai aucun doute sur le fait que tu y arrives », ou encore « plus que deux ventes et tu exploses ton record, super ! ».

Et si vos clients vous adressent aussi des compliments, c’est la cerise sur le gâteau !

·      L’argent ne fait pas le bonheur

Si l’argent est le principal argument du bonheur pour 50% des travailleurs français, il n’est pas la panacée quand il s’agit de bien-être et de motivation au travail. On l’a vu, la reconnaissance par l’argent n’est d’ailleurs plus une priorité pour beaucoup, notamment la génération Y. Et les avantages d’hier ne sont plus ceux d’aujourd’hui : là où le chèque-cadeau faisait de vous un salarié privilégié il y a vingt ans, les jeunes entreprises de 2020 privilégient un environnement de travail cosy et friendly, concocté par des happiness managers, à grands coups de massages et de déjeuners gastronomiques offerts.

Cependant, le confinement actuel, et la période de chômage qui l’accompagne, privent de nombreux commerciaux de commissions substantielles : nécessaires à l’équilibre de leur finances, elles sont une source d’inquiétude grandissante.

·       Commercial et vendeur en quête de sens ou d’utilité sociale

Installer un baby-foot dans l’espace de repos ne fait pas tout, et la majorité des commerciaux ont plutôt besoin de retrouver du sens dans ce qu’ils font.

Attention, le sens n’est pas réservé aux métiers dits « altruistes » (associatif, santé, économie sociale et solidaire, etc…) ou artistiques.

On peut tout à fait trouver du sens dans les postes de vendeurs, a priori « à faible valeur utile ajoutée » : par exemple, aujourd’hui, dans le secteur commercial, cultiver une double casquette métier-développement durable est un atout.

Le sens peut prendre autant de formes qu’il y a de personnes. Ce qui compte, c’est de trouver ce qui fait sens pour soi. 

Posez-vous les bonnes questions : « de quoi ai-je besoin ? Qu’est-ce que j’ai accompli ? Qu’est-ce que j’aime faire ? À quoi j’aspire ? ».

·       Santé et sécurité au travail

Comment être heureux si on ne se sent pas en sécurité au travail ?

Les salariés exposés à des risques sanitaires, des conditions extrêmes, des produits dangereux…, ceux qui souffrent de maladies chroniques dues au transport de charges lourdes, aux horaires décalés, aux agressions physiques ou verbales et aux fortes charges émotionnelles… Ce sont les plus impactés dans leur vie quotidienne.

Et que dire de ceux qui ont le sentiment de ne pas pouvoir faire un travail de qualité ? Ceux-là ne disposent pas des moyens pour mener à bien leur mission, bien souvent de service public : administration publique, enseignement, santé humaine et action sociale.

Les métiers du commerce sont relativement épargnés si l’on compare, mais si l’on ne supporte pas la pression, monnaie courante dans nos métiers, on peut vite arriver au burn-out !

·       L’encadrement et le management : confiance et respect

Les relations avec l’encadrement sont en corrélation directe avec le bien-être au travail. Plus la relation avec la hiérarchie est sereine, plus les tensions auront un faible impact sur le bonheur au travail. Et cela est également valable dans le sens inverse.

La dimension humaine et la véritable prise en considération des personnes sont un gage de bien-être : un manager qui saura donner l’exemple, qui sait être à l’écoute et pour lequel l’équipe a de l’admiration, inspirera le respect et générera une ambiance de travail plus qualitative.

De la même façon, entretenir un bon relationnel avec ses collègues est un maillon essentiel du bonheur au travail.

·      Équilibre vie personnelle et vie professionnelle

Si, pour 50% des Français, la rémunération est la première source de motivation au travail, l’incontournable équilibre vie professionnelle et vie personnelle est le deuxième argument de motivation.

Ceux pour qui ce critère prévaut privilégient d’ailleurs les structures à taille humaine qui offrent plus d’autonomie, des horaires plus flexibles et plus de possibilité de télétravail : leur permettant ainsi de bénéficier d’une meilleure qualité de vie au travail, et en dehors.

·      Des objectifs réalistes et une charge de travail équilibrée

La crise de 2008 a donné lieu à des réductions de postes drastiques au sein de nombreuses entreprises. Depuis, ces politiques d’austérité n’ont pas cessé alors que la charge de travail s’est pourtant accrue.

Résultat en 2018 : selon la Fabrique Spinoza, 24% des sondés sont au bord du burn-out.

L’expression d’objectifs clairs et réalistes est un enjeu capital de bien-être au travail : des directives floues, une charge de travail insurmontable et des objectifs irréalistes pour les vendeurs sont le meilleur moyen de générer de la frustration, du découragement, voire des décrochages.

4.    Rendre vos commerciaux heureux : pourquoi ?

Selon la plateforme Topformation, lorsqu’un salarié se sent bien dans son travail, il est 31% plus motivé et 55% plus créatif que son collègue stressé.

Sa loyauté est également neuf fois supérieure, et son taux d’absentéisme est six fois moins important.

Et 60% des salariés se déclarent plus productifs s’ils sentent que leurs managers se préoccupent de leur bien-être.

Parce que vous avez tout à y gagner !

·       Moins d’absentéisme, de risques physiques ou socio-psychologiques

Naturellement, les vendeurs heureux au travail ont moins de chances de tomber malades : on sait aujourd’hui que les multiples causes de souffrance au travail (évoquées plus haut) sont la garantie de voir les salariés finir, à plus ou moins brève échéance, en arrêt maladie (dépression, burn-out et maladies corrélées, maladies chroniques…), et souvent au plus mauvais moment…

·       Plus de motivation pour atteindre les objectifs

          Si vous évoluez dans une ambiance de travail sereine, dynamique et joyeuse,      vous aurez envie de vous donner à 100% pour réaliser votre mission.

« Qu’on me donne l’envie, l’envie d’avoir envie ! » Et de me dépasser !

·       Plus d’engagement

Les commerciaux et vendeurs qui travaillent dans un environnement harmonieux sont plus investis et engagés à défendre leur entreprise. Ils développent plus facilement un sentiment de loyauté et de fidélité.

·       Moins de turn-over

Un commercial bien dans son poste sera moins enclin à aller voir ailleurs. Et votre client, qui sent qu’il règne une ambiance sereine et qualitative chez un fournisseur, voit le même commercial arriver chaque année. Cela créera plus facilement un lien de confiance fort.

·       Créativité et innovation

On connaît tous un commercial talentueux mais du genre électron-libre : à condition qu’on lui laisse la bride sur le coup, il peut faire des merveilles en développement des techniques de vente, certes originales, mais qui aboutissent à des contrats. Repérez ces profils et accompagnez-les dans leur spécificité : vous aurez de bonnes surprises !

5.    Comment faire au quotidien ?

Comment faire pour rendre vos commerciaux plus heureux ? Et comment mesurer les efforts entrepris dans ce sens ?

Naturellement, parmi les critères de base, l’intérêt du poste et des missions inhérentes est la condition sine qua non.

Au-delà, posez des objectifs stimulants, mais pas déprimants, au risque de décourager vos troupes.

Mettez à disposition de vos commerciaux les moyens nécessaires à la réalisation de leur mission dans de bonnes conditions : véhicule, outils, formation commerciaux, supports…

Ensuite, quelles actions mettre en place collectivement et individuellement ?

• Offrez des opportunités de progression, et de formation pour ceux qui montrent un début d’ennui ou une appétence plus prononcée pour aller plus loin.

• Pour les meilleurs, proposez-leur de transmettre leur savoir-faire. Ils apprécieront cette « promotion » comme un signe de confiance et de reconnaissance. Cette transmission doit être organisée, structurée (format, contenu, fréquence) afin d’être efficace.

• Faites-en des ambassadeurs de l’entreprise en les envoyant sur des missions de communication externe (salons, recrutements en école, internet, etc..) ou interne (interviews sur l’intranet de l’entreprise).

• Incluez vos vendeurs dans des projets transverses, liés au développement de l’entreprise, à l’élaboration de produits en lien avec le marketing. Ces projets multifonctionnels valorisent à la fois la fonction commerciale et leur expérience terrain.

• Instaurez des entretiens, des échanges réguliers pour prendre la température. Faites un point 360 : ne vous focalisez pas seulement sur l’atteinte des objectifs. Penchez-vous aussi sur des aspects de bien-être dans leur fonction, dans l’entreprise, leurs objectifs de carrière à court, moyen, long terme…

• Favorisez les concours et incentives pour booster la motivation de vos vendeurs, leur esprit de compétition. Mettez en place un système de badges ou autres récompenses qui flattent l’ego et valorisent les performances individuelles, boostant de fait la performance collective.

• Trouvez le juste équilibre entre autonomie et encadrement : seul un feedback régulier vous permettra de trouver le bon curseur : laissez-les essayer des choses, tout en les assurant qu’ils peuvent compter sur vous pour les accompagner et leur donner des conseils afin d’améliorer leurs performances.

Comment instaurer des indicateurs pour vos vendeurs, comment les suivre ?

SI les indicateurs d’absentéisme et de turn-over sont des signaux forts et faciles à analyser, d’autres révélateurs doivent être pris en considération.

Les efforts entrepris pour s’assurer de la motivation et du bien-être des commerciaux et vendeurs peuvent avoir un lien direct avec la performance commerciale, les résultats.

Mettez en place des outils d’analyse (ratios) sur le lien entre productivité et performance, ainsi que le sentiment de bien-être au travail.

Garder un suivi étroit avec chacun de vos commerciaux, c’est l’assurance de ne pas laisser s’échapper une bonne recrue, et de pouvoir conseiller et rebooster au mieux et au bon moment ceux qui montrent des signaux de faiblesse.

Vous avez encore de l’appréhension à passer des méthodes traditionnelles, fondées sur le contrôle et l’autorité, à une nouvelle forme de management basée sur la confiance et l’auto-responsabilisation ?

Relativisez cette prise de risque : il n’y a que de bénéfices pour l’entreprise et vos collaborateurs et vendeurs en terme de qualité de vie, de motivation, et d’innovation !

Vous souhaitez motiver vos commerciaux ? Les former ? Contactez-nous ici ou sur mon profil LinkedIn

Le management à distance, plus que jamais d’actualité

par Laëtitia Rudelle | Juin 8, 2020 | Tous les articles, Performance managériale

Et si cette période troublée pouvait générer des mutations positives dans la façon dont nous envisageons le management ? Regard sur le management à distance.

Si la contrainte de se retrouver à faire son métier à distance, en remote, permettait de le réinventer pour sortir plus fort, et plus compétent encore, une fois l’épisode terminé ? Il s’agit d’une occasion idéale pour démontrer vos compétences managériales, et assumer pleinement votre rôle de manager.

Voici nos conseils pour, malgré le confinement lié au Covid-19, appréhender le remote management avec sérénité, mobiliser son équipe, la motiver, et envisager cette crise comme une réelle occasion de progression.

1.     Le remote management : en amont

·      Vous n’avez pas le temps ? Prenez-le !

Imposé par cette situation historique, le remote management constitue pour beaucoup une découverte.

Naturellement, Paris ne s’est pas faite en un jour, et il vous est demandé de réagir vite à une situation peu prévisible…

Mais vous imaginez bien qu’il n’y a pas de mystère, et que, comme pour toute mission spéciale, manager à distance demande un minimum de préparation.

Sa mise en place requiert des ajustements, pour affiner les outils et l’optimisation des moyens de communication : tolérance, motivation et patience sont donc de mise, autant que rigueur et organisation.

Même si le temps pris pour cette étape vous semble du luxe, croyez-moi, il vous en fera gagner énormément ensuite. Ne le négligez pas !

·      Vos meilleures alliées : la méthode et l’écoute

Manager à distance et piloter des équipes requiert de la part du manager de grandes qualités d’écoute.  Loin de vos collaborateurs, vous pouvez passer à côté de signaux d’alerte et de difficultés.

Plus encore en ce moment, bienveillance et compréhension doivent être les maîtres-mots pour traverser la tempête.

La formalisation du cadre de travail est primordiale : seuls des jalons de validation planifiés permettront une organisation huilée. Le manager doit être celui qui fédère l’équipe autour d’objectifs partagés par tous, qui est responsable du coaching des troupes.

Avant toute chose :

• Prioriser les objectifs,
  • Répartir les actions en fonction des rôles et responsabilités dans l’équipe,
  • Mettre en place une méthode et exposer les bonnes pratiques,
  • Favoriser l’intelligence collective en intégrant les collaborateurs dans la réflexion.

Chacun doit savoir comment il va concrètement contribuer à l’atteinte des objectifs, avec des sous-objectifs réalisables clairement définis.

Conseil : identifiez bien les interdépendances entre les tâches. Anticiper les liens induits pour chaque action vous permet d’éviter les efforts contreproductifs et les errances, afin d’atteindre l’objectif plus rapidement.

2.    Les clés du management à distance

·      Maintenez le contact

Paradoxalement, c’est durant cette période de confinement que nous devons prouver notre capacité à être et travailler ensemble. Confiné ne veut pas dire isolé, bien au contraire. Les managers doivent donner le ton et l’exemple.

Manager à distance ne signifie pas pour autant ne plus voir ses collaborateurs. Si l’autonomie est favorisée, il ne s’agit pas de les abandonner. Bien au contraire, plus son équipe est éloignée ou dispersée, plus le fait d’entretenir le lien est important.

La gestion à distance demande un investissement important en communication, qu’elle soit virtuelle ou présentielle.

Le manager doit donc continuer à organiser des moments d’échanges privilégiés, formels ou pas. À défaut, certains collaborateurs pourraient se sentir délaissés en raison de l’éloignement.

·      Faites des points d’étapes réguliers

Votre présence, quoique virtuelle, doit être perçue comme bien réelle.

Pour un suivi efficace, programmez des rendez-vous réguliers :

• Des croisements collectifs pour l’avancement des dossiers et projets,
• Des échanges individuels pour les questions, la remobilisation, le recadrage, etc…

A chaque type d’échange, son outil de communication :

• Créez des points hebdomadaires en visioconférence pour faire le bilan de la semaine écoulée,
• Pratiquez des mini conférences téléphoniques (conference call) pour gérer le suivi des dossiers et projets en cours, l’atteinte des objectifs fixés… Une bonne occasion pour le manager de repérer les difficultés que pourraient rencontrer les membres de l’équipe
• Prévoyez des rencontres en « live » : le virtuel a aussi besoin d’échanges concrets !

·      Libérez la parole

En tant que manager, il vous appartient de vérifier que vos collaborateurs ne cachent pas de souffrance liée au travail à distance, qui plus est en période de confinement. Pour s’entraider et alléger le poids de la contrainte, les collaborateurs peuvent partager les trucs et astuces qui améliorent le quotidien.

Un papa, en télétravail dans un petit appartement, peut par exemple partager à l’équipe son astuce pour faire comprendre à sa fille de quatre ans qu’à certains moments, il n’est pas disponible pour elle : en lui disant que lorsqu’il porte un chapeau, il ne souhaite pas être dérangé. Simple et efficace.

·      Passez en mode projet et optimisez les outils de communication

Le choix de l’outil de communication doit répondre à des objectifs de rapidité et d’optimisation. Il diffère donc selon ce que l’on recherche.

Dans le cadre d’une collaboration d’équipe sur une mission, réduisez les e-mails et optez pour des outils orientés « projet » : des plateformes agiles telles que Slack, Asana ou Microsoft Teams, ou internes à votre site Internet permettent de stocker et partager des informations, et échanger pour collaborer à distance.

Pour éclaircir un point particulier, privilégiez le téléphone ou le mail.

En petit comité, la visioconférence et la conférence téléphonique sont aussi deux excellents moyens d’échanger, informer et collaborer.

·      Restez disponible

Condition sine qua non à une collaboration à distance de qualité : la confiance réciproque. Vous attendez de vos collaborateurs de pouvoir compter sur eux. Ils doivent pouvoir compter sur vous également.

Pour autant, votre équipe doit savoir que vous n’êtes pas non plus totalement et à tout moment disponible pour eux.

Fixez des créneaux horaires pendant lesquels vous restez joignable par l’ensemble de l’équipe et tenez-vous-y.

Fixez ensuite, au cas par cas, des rendez-vous réguliers individuels. Mais ne vous laissez pas déborder, au risque de franchir la barrière avec votre vie privée.

·      Informez et soyez transparent

Dans un contexte de craintes irrationnelles en tous genres, autant vous dire que les rumeurs circulent toujours à une vitesse folle. Il est donc essentiel d’anticiper et ne pas laisser quelques personnes mal intentionnées profiter de la situation pour diffuser leur venin.

C’est le rôle du management à distance de faire preuve d’une transparence totale sur ce qui se passe et ce qui va se passer dans l’entreprise. Quand tout le monde se sent situé dans le même bateau, la cohésion s’installe.

Plus tôt le management, et au plus haut niveau, joue la carte de la transparence, plus vite sont désamorcées les rumeurs.

3.    Les points de vigilance

·      Pas de flicage mais un bon dosage

Un collaborateur n’a pas besoin d’être contrôlé en permanence. Le management à distance qui ne fait jamais confiance et qui ne sait pas déléguer, n’obtiendra rien de bon d’un salarié.

Trop d’entreprises sont encore aujourd’hui dans le contrôle exagéré. Souhaitons que l’épisode inédit que nous traversons à cause du coronavirus aura cela de positif. Qu’il sera un accélérateur de la confiance mutuelle.

De la même façon, donner à un collaborateur la sensation qu’il n’y a pas de pilote dans l’avion, qu’il est seul, n’est pas bon non plus. Le risque de démotivation est au coin du virage.

Alors sachez trouver le juste équilibre !

La meilleure façon de le faire est d’abord d’établir un document clair et précis, qui décrit les missions et les objectifs du télétravailleur. Ce cadre sera de préférence coconstruit avec le salarié, et réajusté après quelques mois de test.

·      Sachez vous adapter à leur personnalité

L’épreuve que nous traversons nous enseigne que lorsqu’on manage à distance, la connaissance de son équipe est primordiale.

Il y a ceux qui se réjouissent d’avoir enfin cette autonomie si longtemps convoitée, et qui, pour certains, se révèlent dans cette situation de crise. Toutefois, il faut veiller à freiner les ardeurs des plus entreprenants. Si vous déléguez certaines missions de manière exceptionnelle, chacun doit apprendre à se tenir aux limites de ses prérogatives : l’autonomie ne signifie pas indépendance mais interdépendance.

Il y a aussi ceux qui, au contraire, souffrent de l’isolement et qui ont plus besoin de lien avec leur équipe pour maintenir un état d’esprit positif.

En fonction du profil, laissez plus ou moins la bride sur le coup, boostez ceux qui en ont besoin…

·      Soignez votre communication

Quand privilégier la visioconférence, le téléphone, l’entretien en visio, le wiki ou le réseau social ?

C’est le bon choix au bon moment qui fera une nette différence en termes d’efficacité et de cohésion entre les collaborateurs.

Utilisez donc les outils de communication à bon escient et ne noyez pas vos collaborateurs d’informations éparses et non structurées ! Vérifiez enfin que vous avez bien été compris(e) de tous (questionnement, reformulation…).

·      Faites preuve d’assertivité

Dans le contexte actuel, affirmer de façon claire ses idées tout en respectant celles des autres, est plus que jamais indispensable.

Soyez très clair(e) dans les orientations que vous donnez, sans craindre les réactions.

4.    Les aspects positifs

·      La responsabilisation et l’autonomisation

Lorsqu’on laisse de l’autonomie à ses collaborateurs, on découvre des gens motivés et créatifs. La responsabilisation déclenche des attitudes très constructives.

Responsables dans la gestion de leur temps et de leurs missions, ils sont plus libres de fonctionner comme ils le désirent. Le résultat est qu’ils sont plus productifs ! Ils sont davantage impliqués et incités à effectuer leurs tâches de façon efficace.

·      L’agilité pour tous : osez sortir de votre zone de confort !

Malgré la distance, le groupe doit être capable de travailler ensemble pour produire un résultat conforme aux objectifs collectifs. 

Les outils agiles sont là pour vous aider à accompagner votre équipe dans cette petite révolution. L’ouverture d’un espace de communication permanent, en temps réel, dédié aux échanges au sein de l’équipe est un véritable facteur de progression.  

Si l’utilisation de ces outils est inédite pour vous, sachez qu’avec un peu de pratique, vous ne pourrez bientôt plus vous en passer. 

Voici nos trois plateformes collaboratives préférées : Slack, Asana, et Microsoft Teams.

·      La connaissance approfondie de ses collaborateurs

C’est un vrai défi managérial que de conduire l’équipe dans l’atteinte de ses objectifs, partager un projet commun tout en tenant compte des cultures ou des différents métiers, et en valorisant ces différences.

C’est lorsqu’on a identifié les traits de caractère, les inclinations, et les envies de ses collaborateurs, que l’on peut les inclure au mieux dans le projet collectif.

Même si la machine à café n’est plus là, n’hésitez pas à créer des moments informels, des temps d’échange conviviaux, hors cadre strictement professionnel. Ils seront toujours riches en enseignement pour la gestion globale de l’équipe.

·      Le développement de la confiance

Avant même le Covid-19, les salariés du privé en télétravail représentaient 29 % de l’effectif des entreprises de plus de dix salariés, soit 5,2 millions de personnes. Et ce chiffre n’est pas sur le point de baisser. Pourtant, malgré un meilleur encadrement légal du télétravail, de nombreuses entreprises ont encore du mal à « faire confiance ». Il est donc essentiel pour un manager d’installer très tôt cette confiance réciproque.

Dans le cas du confinement, cette « fabrication » de la confiance mutuelle se fait en accéléré, alors que des liens de confiance auraient pu se tisser tranquillement. 

Au pays du Jugaad (faire plus avec moins), le PDG indien Vineet Nayar raconte pourquoi et comment il a renversé la pyramide managériale dans son entreprise grâce à la croissance par la confiance. N’hésitez pas à lire le décapant : Employees first, Customers second.

Le télétravail et le remote management sont de réelles opportunités pour faire évoluer l’organisation du travail.

Nous n’avons pas d’inquiétude quant à la capacité (la plasticité) du cerveau humain à s’adapter au changement et à tirer les enseignements de ces nouveaux défis.

Inventer de nouveaux modes de fonctionnement ensemble, c’est la clé. Cela renforce la cohésion d’équipe et permet de faire face à beaucoup de situations, aussi compliquées soient-elles. Si vous souhaitez être accompagné sur l’optimisation de votre management à distance, n’hésitez pas à nous contacter ici ou sur Linkedin : https://www.linkedin.com/in/laetitiarudelle/